Deddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019

RHAN 4 Awdurdodau rhestredig: gweithdrefnau ar gyfer ymdrin â chwynion

36 Ymdrin â chwynion: datganiad o egwyddorion

(1) Rhaid i’r Ombwdsmon gyhoeddi datganiad o egwyddorion ynghylch gweithdrefnau awdurdodau rhestredig ar gyfer ymdrin â chwynion.

(2) Rhaid i awdurdod rhestredig—

(a) cael gweithdrefn ar gyfer ymdrin â chwynion, a

(b) sicrhau bod unrhyw weithdrefn o’r fath yn cydymffurfio â’r datganiad o egwyddorion.

(3) Rhaid i’r Ombwdsmon osod drafft o’r datganiad cyntaf o egwyddorion gerbron y Cynulliad.

(4) Os yw’r Cynulliad yn penderfynu peidio â chymeradwyo’r drafft cyn diwedd y cyfnod o⁠ 40 diwrnod, ni chaiff yr Ombwdsmon gyhoeddi’r datganiad o egwyddorion ar ei ffurf ddrafft.

(5) Os na wneir y cyfryw benderfyniad cyn diwedd y cyfnod hwnnw, rhaid i’r Ombwdsmon gyhoeddi’r datganiad o egwyddorion ar ei ffurf ddrafft.

(6) O ran y cyfnod o 40 diwrnod—

(a) mae’n dechrau ar y diwrnod pryd y gosodir y drafft gerbron y Cynulliad, a

(b) nid yw’n cynnwys unrhyw amser pan fo’r Cynulliad wedi’i ddiddymu neu pan fydd toriad o fwy na phedwar diwrnod.

(7) Nid yw is-adran (4) yn atal datganiad drafft newydd o egwyddorion rhag cael ei osod gerbron y Cynulliad.

(8) Cyn gosod datganiad drafft o egwyddorion gerbron y Cynulliad, rhaid i’r Ombwdsmon ymgynghori â’r canlynol—

(a) Gweinidogion Cymru, a

(b) y cyfryw awdurdodau rhestredig a phersonau eraill sy’n briodol ym marn yr Ombwdsmon.

(9) Rhaid i’r Ombwdsmon, wrth baratoi’r datganiad drafft o egwyddorion sydd i’w osod gerbron y Cynulliad, roi sylw i unrhyw sylwadau a wneir yn ystod yr ymgynghoriad a grybwyllir yn is-adran (8).

(10) Daw’r datganiad o egwyddorion i rym pan gaiff ei gyhoeddi gan yr Ombwdsmon.

(11) O dro i dro, caiff yr Ombwdsmon adolygu ac ailgyhoeddi’r datganiad o egwyddorion.

(12) Os, ym marn yr Ombwdsmon, yw adolygiadau a wneir o dan is-adran (11) yn effeithio ar unrhyw newid perthnasol i’r datganiad o egwyddorion, rhaid i’r Ombwdsmon osod drafft o’r adolygiadau hynny gerbron y Cynulliad.

(13) Mae is-adrannau (4) i (10) yn gymwys i adolygiadau drafft a osodir gerbron y Cynulliad o dan is-adran (12) fel y maent yn gymwys i’r datganiad cyntaf o egwyddorion.

(14) Yn yr adran hon ac adrannau 37 i 40, ystyr “gweithdrefnau ymdrin â chwynion” yw gweithdrefnau awdurdodau rhestredig sy’n archwilio cwynion neu’n adolygu penderfyniadau mewn perthynas â chamau gweithredu a gymerwyd gan awdurdod rhestredig pan fo’r mater o dan sylw yn un y mae gan yr Ombwdsmon hawl i ymchwilio iddo o dan Ran 3.

37 Gweithdrefnau enghreifftiol ar gyfer ymdrin â chwynion

(1) Caiff yr Ombwdsmon gyhoeddi gweithdrefnau enghreifftiol ar gyfer ymdrin â chwynion ar gyfer awdurdodau rhestredig.

(2) Rhaid i weithdrefn enghreifftiol ar gyfer ymdrin â chwynion (y cyfeirir ati yn y Ddeddf hon fel “gweithdrefn enghreifftiol”) gydymffurfio â’r datganiad o egwyddorion.

(3) Caiff yr Ombwdsmon gyhoeddi gweithdrefnau enghreifftiol gwahanol at ddibenion gwahanol.

(4) Cyn cyhoeddi gweithdrefn enghreifftiol rhaid i’r Ombwdsmon ymgynghori â’r cyfryw awdurdodau rhestredig neu grwpiau o awdurdodau rhestredig sy’n briodol yn marn yr Ombwdsmon.

(5) Ni chaniateir i weithdrefn enghreifftiol, o ran ei chymhwysiad i awdurdod rhestredig—

(a) gosod dyletswydd ar yr awdurdod rhestredig os nad oes gan yr awdurdod rhestredig y pwerau angenrheidiol (heblaw yn rhinwedd y Ddeddf hon) i sicrhau cydymffurfiaeth â’r ddyletswydd;

(b) bod yn anghyson ag unrhyw ddeddfiad (gan gynnwys unrhyw god, canllawiau, cynllun neu ddogfen arall a wnaed o dan y deddfiad) sy’n gymwys i’r awdurdod rhestredig.

(6) O dro i dro, caiff yr Ombwdsmon adolygu ac ailgyhoeddi unrhyw weithdrefn enghreifftiol; ac wrth wneud hynny—

(a) mae is-adran (5) yn gymwys, a

(b) cyn ailgyhoeddi unrhyw weithdrefn enghreifftiol, rhaid i’r Ombwdsmon hysbysu’r cyfryw awdurdodau rhestredig neu’r cyfryw grwpiau o awdurdodau rhestredig sy’n briodol ym marn yr Ombwdsmon am unrhyw newidiadau i’r weithdrefn enghreifftiol.

(7) Pan fo gweithdrefn enghreifftiol yn cael ei hadolygu a’i hailgyhoeddi yn rhinwedd is-adran (6), mae adran 38 yn cael effaith gyda’r addasiadau a ganlyn—

(a) mae unrhyw fanyleb o dan is-adran (1) o’r adran honno mewn perthynas â’r weithdrefn enghreifftiol yn parhau i gael effaith fel manyleb mewn perthynas â’r weithdrefn enghreifftiol a adolygwyd ac a ailgyhoeddwyd,

(b) mae unrhyw gyfeiriad arall at weithdrefn enghreifftiol yn gyfeiriad at y weithdrefn enghreifftiol a adolygwyd ac a ailgyhoeddwyd, ac

(c) yn is-adran (3) o’r adran honno, mae cyfeiriad at gael hysbysiad o’r fanyleb o dan is-adran (1) o’r adran honno yn gyfeiriad at gael hysbysiad o’r diwygiad o dan is-adran (6)(b) o’r adran hon.

(8) Caiff yr Ombwdsmon dynnu’r weithdrefn enghreifftiol yn ôl ar unrhyw adeg.

(9) Pan fo’r Ombwdsmon yn tynnu gweithdrefn enghreifftiol yn ôl o dan is-adran (8)—

(a) rhaid i’r Ombwdsmon, cyn tynnu’r weithdrefn enghreifftiol yn ôl, hysbysu pob awdurdod rhestredig y mae’r weithdrefn enghreifftiol yn berthnasol iddo y bydd y weithdrefn enghreifftiol yn cael ei thynnu’n ôl a phryd y bydd y tynnu’n ôl yn digwydd, a

(b) ar y diwrnod y mae’r weithdrefn yn cael ei thynnu’n ôl—

(i) bydd unrhyw fanyleb o dan adran 38(1) mewn perthynas â’r weithdrefn enghreifftiol a dynnwyd yn ôl yn peidio â chael effaith, a

(ii) bydd y ddyletswydd yn adran 38(3) yn peidio â bod yn gymwys i awdurdod rhestredig a hysbyswyd o dan is-adran (9)(a), i’r graddau y mae’r ddyletswydd yn codi mewn perthynas â’r weithdrefn enghreifftiol a dynnwyd yn ôl.

38 Gweithdrefnau enghreifftiol ar gyfer ymdrin â chwynion: manyleb awdurdodau rhestredig

(1) Caiff yr Ombwdsmon bennu unrhyw awdurdod rhestredig y mae gweithdrefn enghreifftiol yn berthnasol iddo; a rhaid hysbysu’r awdurdod yn unol â hynny.

(2) Pan fo gweithdrefn enghreifftiol yn berthnasol i awdurdod rhestredig yn rhinwedd manyleb o dan is-adran (1), rhaid i’r awdurdod sicrhau bod gweithdrefn ymdrin â chwynion sy’n cydymffurfio â’r weithdrefn enghreifftiol at ddibenion y fanyleb.

(3) Pan fo is-adran (2) yn gymwys, rhaid i’r awdurdod rhestredig gyflwyno ei weithdrefn ymdrin â chwynion i’r Ombwdsmon, ar ôl rhoi ystyriaeth i’r weithdrefn enghreifftiol berthnasol, o fewn chwe mis yn dechrau â’r diwrnod y mae’r awdurdod rhestredig yn cael yr hysbysiad o’r fanyleb o dan is-adran (1).

(4) Caiff awdurdod rhestredig, gyda chydsyniad yr Ombwdsmon, addasu cymhwysiad y weithdrefn enghreifftiol sy’n berthnasol iddo, ond dim ond i’r graddau y bo hynny’n angenrheidiol er mwyn i’r awdurdod weithredu’r weithdrefn yn effeithiol.

(5) Caiff yr Ombwdsmon ddirymu unrhyw fanyleb o dan is-adran (1) ar unrhyw adeg.

(6) Pan fo’r Ombwdsmon yn diddymu manyleb o dan is-adran (5)—

(a) rhaid i’r Ombwdsmon, cyn dirymu’r fanyleb, hysbysu pob awdurdod rhestredig y mae’r fanyleb yn gymwys iddo y bydd y fanyleb yn cael ei dirymu a phryd y bydd y dirymiad yn digwydd, a

(b) ar ddiwrnod dirymu’r fanyleb—

(i) bydd y fanyleb yn peidio â chael effaith, a

(ii) bydd y ddyletswydd yn is-adran (3) yn peidio â bod yn gymwys i awdurdod rhestredig a hysbyswyd o dan is-adran (6)(a), i’r graddau y mae’r ddyletswydd yn codi mewn perthynas â’r fanyleb a ddirymwyd.

39 Datganiadau o beidio â chydymffurfio

(1) Pan fo gweithdrefn enghreifftiol yn berthnasol i awdurdod rhestredig yn rhinwedd manyleb o dan adran 38(1), caiff yr Ombwdsmon ddatgan nad yw gweithdrefn yr awdurdod ar gyfer ymdrin â chwynion yn cydymffurfio â’r weithdrefn enghreifftiol.

(2) Pan na fo manyleb o dan adran 38(1) mewn perthynas ag awdurdod rhestredig, caiff yr Ombwdsmon ddatgan nad yw gweithdrefn yr awdurdod ar gyfer ymdrin â chwynion yn cydymffurfio â’r datganiad o egwyddorion.

(3) Rhaid i’r Ombwdsmon gyhoeddi datganiad o dan is-adran (1) neu (2) ar wefan yr Ombwdsmon.

(4) Cyn cyhoeddi datganiad o dan is-adran (3), rhaid i’r Ombwdsmon hysbysu’r awdurdod rhestredig y mae’r datganiad yn ymwneud ag ef—

(a) y bydd yr Ombwdsmon yn gwneud datganiad, gan gynnwys rhesymau’r Ombwdsmon dros wneud y datganiad;

(b) am unrhyw addasiadau i’r weithdrefn ymdrin â chwynion a fyddai’n arwain at dynnu’r datganiad yn ôl.

(5) Pan fo datganiad yn cael ei wneud o dan is-adran (1) neu (2), rhaid i’r awdurdod rhestredig adolygu ei weithdrefn ymdrin â chwynion a’i chyflwyno i’r Ombwdsmon, ar ôl ystyried y rhesymau a roddir o dan is-adran (4)(a) ac unrhyw addasiadau a bennir yn is-adran (4)(b), o fewn dau fis yn dechrau â’r diwrnod y cyhoeddir y datganiad o dan is-adran (3).

(6) Caiff yr Ombwdsmon dynnu’n ôl ddatganiad o beidio â chydymffurfio a wneir o dan is-adran (1) neu (2) ar unrhyw adeg os yw’r Ombwdsmon o’r farn bod hynny’n addas.

(7) Pan fo’r Ombwdsmon yn tynnu’n ôl ddatganiad o dan is-adran (6)—

(a) rhaid i’r Ombwdsmon ar unwaith—

(i) hysbysu’r awdurdod rhestredig y mae’r datganiad yn ymwneud ag ef fod y datganiad wedi ei dynnu’n ôl, gan gynnwys y rhesymau pam y tynnwyd y datganiad yn ôl, a

(ii) diweddaru’r datganiad a gyhoeddir o dan is-adran (3) i adlewyrchu bod y datganiad wedi ei dynnu’n ôl, gan gynnwys y rhesymau pam y tynnwyd y datganiad yn ôl;

(b) bydd y ddyletswydd o dan is-adran (5) yn peidio â bod yn gymwys i’r awdurdod rhestredig, i’r graddau y mae’r ddyletswydd yn codi mewn perthynas â’r datganiad a dynnwyd yn ôl, cyn gynted ag y bo’r Ombwdsmon yn tynnu’r datganiad yn ôl.

40 Cyflwyno gweithdrefn ymdrin â chwynion: cyffredinol

(1) Rhaid i awdurdod rhestredig gyflwyno ei weithdrefn ymdrin â chwynion i’r Ombwdsmon os yw’r Ombwdsmon yn cyfarwyddo hynny; a rhaid gwneud hynny cyn pen tri mis sy’n cychwyn â’r diwrnod y mae’r awdurdod rhestredig yn cael y cyfarwyddyd gan yr Ombwdsmon neu cyn pen y cyfryw gyfnod arall a gyfarwyddir gan yr Ombwdsmon.

(2) Mae’r terfynau amser yn adrannau 38(3) a 39(5) yn ddarostyngedig i unrhyw derfynau amser sy’n gymwys mewn cyfarwyddyd a roddir o dan is-adran (1).

(3) Pan fo awdurdod rhestredig wedi cyflwyno ei weithdrefn ymdrin â chwynion i’r Ombwdsmon o dan y Ddeddf hon neu fel arall, rhaid i’r awdurdod ddarparu’r cyfryw wybodaeth ychwanegol mewn perthynas â’r weithdrefn honno y caiff yr Ombwdsmon ofyn amdani; a rhaid gwneud hynny cyn pen y cyfryw gyfnod a gyfarwyddir gan yr Ombwdsmon.

41 Gweithdrefnau ymdrin â chwynion: hybu arferion gorau etc

(1) Rhaid i’r Ombwdsmon—

(a) monitro arferion a nodi unrhyw dueddiadau yn yr arferion o ran y ffordd y mae awdurdodau rhestredig yn ymdrin â chwynion,

(b) hybu arferion gorau o ran y ffordd yr ymdrinnir â chwynion, ac

(c) annog cydweithrediad a rhannu arferion gorau ymhlith awdurdodau rhestredig o ran ymdrin â chwynion.

(2) Rhaid i awdurdod rhestredig gydweithredu â’r Ombwdsmon wrth arfer y swyddogaeth yn is-adran (1).

(3) Ond ni chaiff yr Ombwdsmon ei gwneud yn ofynnol i awdurdod rhestredig gydweithredu o dan is-adran (2)—

(a) os nad oes gan yr awdurdod rhestredig y pwerau angenrheidiol (heblaw yn rhinwedd y Ddeddf hon) i gydweithredu o dan is-adran (2);

(b) os yw cydweithredu o dan is-adran (2) yn ei gwneud yn ofynnol i’r awdurdod rhestredig weithredu yn anghyson ag unrhyw ddeddfiad (gan gynnwys unrhyw god, canllaw, cynllun neu ddogfen arall a wneir o dan unrhyw ddeddfiad) sy’n gymwys i’r awdurdod rhestredig.