Rheoliadau’r Gwasanaeth Iechyd Gwladol (Contractau Gwasanaethau Meddygol Cyffredinol) (Cymru) 2023

Cofnodion cleifion

78.—( 1) Rhaid i’r contractwr gadw cofnodion digonol o’r sylw a rydd i’w gleifion a’i driniaeth o’i gleifion a rhaid iddo wneud hynny—

(a) ar ffurflenni a gyflenwir iddo at y diben gan y Bwrdd Iechyd Lleol, neu

(b) gyda chydsyniad ysgrifenedig y Bwrdd Iechyd Lleol, drwy gyfrwng cofnodion cyfrifiadur,

neu mewn cyfuniad o’r ddwy ffordd hyn.

(2) Rhaid i’r contractwr gynnwys yn y cofnodion y cyfeirir atynt yn is-baragraff (1) adroddiadau clinigol a anfonir yn unol â pharagraff 10 neu oddi wrth unrhyw broffesiynolyn gofal iechyd arall sydd wedi darparu gwasanaethau clinigol i berson ar ei restr o gleifion.

(3) Ni chaniateir i gydsyniad y Bwrdd Iechyd Lleol sy’n ofynnol o dan is-baragraff (1)(b) gael ei gadw’n ôl na’i dynnu’n ôl ar yr amod bod y Bwrdd Iechyd Lleol wedi ei fodloni, ac yn parhau i fod wedi ei fodloni—

(a) bod y gwasanaethau digidol Meddygon Teulu y mae’r contractwr yn bwriadu cadw’r cofnodion arnynt yn bodloni’r gofynion a nodir yn y Cytundeb Fframwaith Cenedlaethol ar gyfer Systemau a Gwasanaethau Clinigol Meddygon Teulu yng Nghymru,

(b) bod y mesurau diogelwch a’r swyddogaethau archwilio a rheoli systemau sydd wedi eu hymgorffori yn y gwasanaethau digidol Meddygon Teulu yn cydymffurfio â’r Cytundeb Fframwaith Cenedlaethol ar gyfer Systemau a Gwasanaethau Clinigol Meddygon Teulu yng Nghymru ac wedi eu galluogi, ac

(c) bod y contractwr yn ymwybodol o’r canllawiau sydd wedi eu cynnwys yn “The Good Practice Guidelines for GP electronic patient records (Version 4)” a gyhoeddwyd ar 21 Mawrth 2011 ac wedi llofnodi ymgymeriad bod rhaid iddo roi sylw i’r canllawiau hynny.

(4) Pan fo cofnodion cleifion y contractwr yn gofnodion cyfrifiadurol, rhaid i’r contractwr, cyn gynted â phosibl yn dilyn cais gan y Bwrdd Iechyd Lleol, ganiatáu i’r Bwrdd Iechyd Lleol gyrchu’r wybodaeth a gofnodwyd ar y system gyfrifiadur y cedwir y cofnodion hynny arni drwy’r swyddogaeth archwilio y cyfeirir ati yn is-baragraff (3)(b) i’r graddau sy’n angenrheidiol er mwyn i’r Bwrdd Iechyd Lleol gadarnhau bod y swyddogaeth archwilio wedi ei galluogi ac yn gweithredu’n gywir.

(5) Pan fo claf ar restr y contractwr o gleifion yn marw, rhaid i’r contractwr anfon y cofnodion cyflawn sy’n ymwneud â’r claf hwnnw i’r Bwrdd Iechyd Lleol—

(a) mewn achos pan hysbyswyd y contractwr gan y Bwrdd Iechyd Lleol am farwolaeth y claf hwnnw, cyn diwedd y cyfnod o 14 o ddiwrnodau sy’n dechrau â’r dyddiad y cafodd y contractwr ei hysbysu felly, neu

(b) mewn unrhyw achos arall, cyn diwedd y cyfnod o 4 wythnos sy’n dechrau â’r dyddiad y cafodd y contractwr wybod am farwolaeth y claf hwnnw.

(6) Pan fo claf ar restr contractwr o gleifion wedi cofrestru gyda darparwr gwasanaethau meddygol sylfaenol arall a bod y contractwr yn cael cais gan y darparwr hwnnw am y cofnodion cyflawn sy’n ymwneud â’r claf hwnnw, rhaid i’r contractwr, cyn gynted ag y bo modd, a pha un bynnag, cyn diwedd y cyfnod o 28 o ddiwrnodau sy’n dechrau â’r diwrnod y mae’n cael y cais oddi wrth y darparwr, anfon at y darparwr hwnnw y cofnodion cyflawn (heblaw unrhyw ran a ddelir ar bapur yn unig), drwy’r cyfleuster GP2GP yn unol â pharagraff 80 ac anfon i’r Bwrdd Iechyd Lleol—

(a) y cofnodion cyflawn, neu unrhyw ran o’r cofnodion, a anfonwyd drwy’r cyfleuster GP2GP yn unol â pharagraff 80 nad yw’r contractwr yn cael cadarnhad eu bod wedi eu trosglwyddo’n ddiogel ac effeithiol trwy’r cyfleuster hwnnw, a

(b) unrhyw ran o’r cofnodion a gedwir gan y contractwr ar bapur yn unig.

(7) O ran claf ar restr contractwr o gleifion—

(a) pan fo’r claf yn cael ei ddileu o’r rhestr honno ar gais y claf hwnnw o dan baragraff 28, neu am fod unrhyw un neu ragor o baragraffau 29 i 36 wedi eu cymhwyso, a

(b) pan nad yw’r contractwr wedi cael cais gan ddarparwr arall gwasanaethau meddygol y mae’r claf hwnnw wedi cofrestru gydag ef am drosglwyddo’r cofnodion cyflawn sy’n ymwneud â’r claf hwnnw,

rhaid i’r contractwr anfon copi o’r cofnodion hynny i’r Bwrdd Iechyd Lleol.

(8) Pan fo cyfrifoldeb contractwr am glaf yn terfynu yn unol â pharagraff 37, rhaid i’r contractwr anfon unrhyw gofnodion yn ymwneud â’r claf hwnnw sydd ganddo—

(a) os yw’n hysbys, at y darparwr gwasanaethau meddygol sylfaenol y mae’r claf hwnnw wedi cofrestru gydag ef, neu

(b) ym mhob achos arall, i’r Bwrdd Iechyd Lleol.

(9) At ddibenion y rheoliad hwn, mae i “cyfleuster GP2GP” yr un ystyr ag yn is-baragraff (2) o baragraff 80.

(10) I’r graddau y mae cofnodion claf yn gofnodion cyfrifiadurol, mae’r contractwr yn cydymffurfio ag is-baragraffau (5), (7) neu (8) os yw’n anfon copi o’r cofnodion hynny i’r Bwrdd Iechyd Lleol—

(a) ar ffurf ysgrifenedig, neu

(b) gyda chydsyniad ysgrifenedig y Bwrdd Iechyd Lleol ar unrhyw ffurf arall.

(11) Ni chaniateir i gydsyniad y Bwrdd Iechyd Lleol i drawsyrru gwybodaeth heblaw ar ffurf ysgrifenedig at ddibenion is-baragraff (10)(b) gael ei gadw’n ôl na’i dynnu’n ôl ar yr amod ei fod wedi ei fodloni, ac yn parhau i fod wedi ei fodloni, ynglŷn â’r materion a ganlyn—

(a) cynigion y contractwr ynghylch sut y mae’r cofnod i gael ei drawsyrru,

(b) cynigion y contractwr ynghylch fformat y cofnod a drawsyrrir,

(c) sut y mae’r contractwr i sicrhau bod y cofnod sy’n dod i law’r Bwrdd Iechyd Lleol yn union yr un fath â’r hyn a drawsyrrir, a

(d) sut y gall copi ysgrifenedig o’r cofnod gael ei lunio gan y Bwrdd Iechyd Lleol.

(12) Ni chaiff contractwr y mae ei gofnodion cleifion yn gofnodion cyfrifiadurol analluogi, na cheisio analluogi, naill ai’r mesurau diogelwch na’r swyddogaethau archwilio a rheoli systemau y cyfeirir atynt yn is-baragraff (3)(b).

(13) Yn y rheoliad hwn, ystyr “cofnodion cyfrifiadurol” yw cofnodion a grëir drwy gyfrwng eitemau ar gyfrifiadur.