Rheoliadau Cynlluniau Lleoli Oedolion (Cymru) 2004

RHAN IV — RHEDEG CYNLLUNIAU LLEOLI OEDOLION

Rhedeg cynllun lleoli oedolion yn gyffredinol

19.—( 1) Rhaid i'r person cofrestredig wneud trefniadau addas i sicrhau bod y cynllun yn cael ei redeg, a bod llety a gofal personol yn cael eu darparu —

(a) i sicrhau diogelwch oedolion perthnasol;

(b) i sicrhau na leolir oedolyn mewn argyfwng oni bai bod hynny o fudd i'r oedolyn perthnasol;

(c) i ddiogelu oedolion perthnasol rhag camdriniaeth neu esgeulustod;

(ch) i hybu annibyniaeth oedolion perthnasol;

(d) i sicrhau diogelwch a diogeledd eiddo oedolion perthnasol;

(dd) mewn dull sy'n parchu preifatrwydd, urddas a dymuniadau oedolion perthnasol a chyfrinachedd gwybodaeth sy'n ymwneud â hwy; ac

(e) gan roi sylw priodol i ryw, tueddfryd rhywiol, argyhoeddiad crefyddol, tarddiad hiliol, cefndir diwylliannol ac ieithyddol ac unrhyw anabledd oedolion perthnasol, a'r ffordd y maent yn dymuno byw eu bywyd.

(2) Rhaid i'r person cofrestredig, mewn perthynas â rhedeg cynllun lleoli oedolion —

(a) cynnal a chadw chydberthnasau personol a phroffesiynol da gyda staff y cynllun lleoli oedolion, gofalwyr lleoliadau oedolion ac oedolion perthnasol;

(b) annog a chynorthwyo staff i gynnal a chadw chydberthnasau personol a phroffesiynol da gyda gofalwyr lleoliadau oedolion ac oedolion perthnasol; ac

(c) annog a chynorthwyo gofalwyr lleoliadau oedolion i gynnal a chadw chydberthnasau personol a phroffesiynol da gydag oedolion perthnasol.

(3) Rhaid i'r person cofrestredig wneud trefniadau priodol i sicrhau bod barn oedolion perthnasol yn cael ei hystyried wrth redeg y cynllun.

Cofnodion

20.—( 1) Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau bod y cofnodion a bennir yn Atodlen 4 a ffeiliau personol yn cael eu cynnal a'u cadw a'u bod —

(a) yn cael eu diweddaru'n gyson, yn drefnus ac yn ddiogel;

(b) bob amser ar gael i'w harchwilio ym mhrif swyddfa'r cynllun gan unrhyw berson a awdurdodir gan y Cynulliad Cenedlaethol i fynd i fangre'r cynllun lleoli oedolion i'w harchwilio; ac

(c) yn cael eu cadw am gyfnod nad yw'n llai na thair blynedd ac sy'n dechrau ar ddyddiad y cofnod diwethaf.

(2) Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau bod copi o bob cynllun oedolyn a chofnod manwl o'r gofal personol a'r gwasanaethau eraill a ddarperir i'r oedolyn yn ystod lleoliad yn cael eu cadw yng nghartref y gofalwr lleoliad oedolion a'u bod yn cael eu diweddaru'n gyson, yn drefnus ac yn ddiogel.

Cwynion

21.—( 1) Rhaid i'r person cofrestredig lunio a dilyn trefn ysgrifenedig (y cyfeirir ati yn y Rheoliadau hyn fel “y drefn gwyno”) er mwyn ystyried cwynion a wneir iddi gan ofalwr lleoliad oedolion, oedolyn perthnasol neu berson sy'n gweithredu ar ran oedolyn perthnasol.

(2) Rhaid i'r drefn gwyno fod yn briodol i anghenion oedolion perthnasol.

(3) Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau bod unrhyw gŵyn a wneir o dan y drefn gwyno yn cael ei hymchwilio'n llawn.

(4) Rhaid i'r person cofrestredig, cyn gynted ag y bo'n rhesymol ymarferol ond beth bynnag cyn pen 28 o ddiwrnodau i'r dyddiad pan gafwyd y gŵyn, hysbysu'r person a wnaeth y gŵ yn o'r camau (os oes rhai) sydd i'w cymryd.

(5) Rhaid i'r person cofrestredig roi copi o'r drefn gwyno i —

(a) pob oedolyn y mae wedi'i osod o dan y cynllun; a

(b) ar gais, i unrhyw oedolyn perthnasol neu berson sy'n gweithredu ar ran oedolyn perthnasol.

(6) Pan fydd copi o'r drefn gwyno i'w rhoi yn unol â pharagraff (5) i berson sy'n ddall neu sydd â nam ar ei olwg, rhaid i'r person cofrestredig, os yw'n ymarferol gwneud hynny, roi, yn ogystal â'r copi ysgrifenedig, fersiwn o'r drefn mewn dull sy'n addas i'r person hwnnw.

(7) Rhaid i'r copi o'r drefn gwyno gynnwys —

(a) enw a chyfeiriad swyddfa briodol y Cynulliad Cenedlaethol; a

(b) y drefn (os oes un) y mae'r Cynulliad Cenedlaethol wedi'i hysbysu i'r person cofrestredig i wneud cwynion i'r Cynulliad Cenedlaethol mewn perthynas â'r cynllun.

(8) Rhaid i'r person cofrestredig roi i swyddfa briodol y Cynulliad Cenedlaethol ar ei chais ddatganiad sy'n cynnwys crynodeb o'r cwynion a wnaed yn ystod y deuddeng mis blaenorol a'r camau a gymerwyd mewn ymateb i bob cwyn.

Adolygu ansawdd gweithredu'r cynllun

22.—( 1) Rhaid i'r person cofrestredig sefydlu a chynnal a chadw system er mwyn—

(a) adolygu ar adegau addas; a

(b) gwella

ansawdd gweithredu'r cynllun, gan gynnwys ansawdd y llety a'r gofal a ddarperir mewn lleoliadau.

(2) Rhaid i'r person roi i swyddfa briodol y Cynulliad Cenedlaethol adroddiad mewn perthynas ag unrhyw adolygiad a gynhelir at ddibenion paragraff (1), a threfnu bod copi o'r adroddiad ar gael, ar gais, i ofalwyr lleoliadau oedolion, oedolion perthnasol a'u cynrychiolwyr.

(3) Rhaid i'r system ddarparu ar gyfer ymgynghori gyda gofalwyr lleoliadau oedolion a chydag oedolion perthnasol a'u cynrychiolwyr.

Ymweliadau gan y darparwr cofrestredig

23.—( 1) Pan fydd darparwr cofrestredig yn unigolyn nad yw'n rheoli'r cynllun, rhaid iddo ef ymweld â phrif swyddfa'r cynllun yn unol â'r rheoliad hwn.

(2) Pan fydd y darparwr cofrestredig yn gorff, rhaid i'r canlynol ymweld â phrif swyddfa'r cynllun yn unol â'r rheoliad hwn —

(a) yr unigolyn cyfrifol;

(b) cyfarwyddwr neu berson arall sy'n gyfrifol am reoli'r cynllun, ar yr amod bod y cyfarwyddwr neu'r person arall yn addas i ymweld â'r swyddfa; neu

(c) cyflogai neu aelod o'r corff nad yw'n ymwneud yn uniongyrchol â rhedeg y cynllun, ar yr amod bod y person yn addas i ymweld â'r swyddfa.

(3) Rhaid i ymweliadau o dan baragraff (1) neu (2) ddigwydd o leiaf unwaith bob chwe mis.

(4) Rhaid i'r person cofrestredig gynorthwyo gofalwyr lleoliadau oedolion y mae wedi lleoli oedolyn gyda hwy a chynorthwyo'r oedolion hynny i roi'u barn am y cynllun at ddibenion ymweliadau a gynhelir o dan y rheoliad hwn.

(5) Rhaid i'r person sy'n ymweld —

(a) cyfweld â'r gofalwyr lleoliadau oedolion hynny a'r oedolion perthnasol a'u cynrychiolwyr sy'n dymuno cael eu cyfweld at ddibenion yr ymweliad, a rhaid i'r cyfweliad gael ei gynnal yn breifat os yw'r gofalwr neu'r oedolyn yn gofyn am hynny;

(b) archwilio mangre'r swyddfa, ei chofnod o ddigwyddiadau a gedwir o dan baragraff 4 o Atodlen 4 a'i chofnod o gwynion a gedwir o dan baragraff 5 o Atodlen 4; a

(c) llunio adroddiad ysgrifenedig ar sut mae'r cynllun yn cael ei redeg.

(6) Rhaid i gyfweliad y cyfeirir ato ym mharagraff (5)(a) gael ei gynnal yng nghartref y gofalwr lleoliad oedolion os yw'r gofalwr neu'r oedolyn yn dymuno hynny.

(7) Rhaid i'r darparwr cofrestredig roi copi o'r adroddiad y mae'n ofynnol ei wneud o dan baragraff (5)(c) i —

(a) rheolwr cofrestredig y cynllun y mae'n rhaid iddo gadw'r adroddiad ym mhrif swyddfa'r cynllun; a

(b) o ran ymweliad o dan baragraff (2) i bob un o'r cyfarwyddwyr neu'r personau eraill sy'n gyfrifol am reoli'r corff.

Ffitrwydd y gweithwyr

24.—( 1) Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau nad oes unrhyw berson yn gweithio at ddibenion y cynllun oni bai bod y person yn ffit i wneud hynny.

(2) At ddibenion paragraff (1), nid yw person yn ffit i weithio at ddibenion cynllun oni bai—

(a) ei fod yn addas o ran ei onestrwydd a'i gymeriad;

(b) bod ganddo'r cymwysterau, y sgiliau, y cymhwyster a'r profiad sy'n angenrheidiol i'r gwaith y mae ef i'w gyflawni;

(c) ei fod ef yn ffit yn gorfforol ac yn feddyliol at ddibenion y gwaith y mae ef i'w gyflawni; ac

(ch) bod gwybodaeth lawn a boddhaol ar gael mewn perthynas ag ef mewn perthynas â'r materion a bennir yn Atodlen 3.

Staff a'u hyfforddiant

25.—( 1) Rhaid i'r person cofrestredig, wedi iddo roi sylw i natur y cynllun, y datganiad o ddiben a nifer yr oedolion perthnasol a'u hanghenion, sicrhau bod —

(a) bod nifer briodol o staff sydd â'r cymwysterau, y sgiliau a'r profiad addas ar gael bob amser;

(b) bod gwybodaeth a chyngor priodol yn cael eu darparu i staff, a bod gwybodaeth a chyngor pellach ar gael iddynt ar eu cais rhesymol, mewn perthynas ag unrhyw un o anghenion oedolion perthnasol y mae modd eu diwallu gan y cynllun; ac

(c) bod cymorth addas yn cael ei ddarparu i staff.

(2) Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau bod pob aelod o staff —

(a) yn cael ei hyfforddi a'i arfarnu mewn dull sy'n addas i'w waith; a

(b) yn cael ei alluogi o bryd i'w gilydd i ennill cymwysterau pellach sy'n briodol i'w waith.

Llawlyfr staff a chod ymddygiad

26.—( 1) Rhaid i'r person cofrestredig lunio llawlyfr staff a rhoi copi ohono i bob aelod o staff.

(2) Rhaid i'r llawlyfr a lunnir yn unol â pharagraff (1) gynnwys datganiad ynghylch —

(a) yr ymddygiad a ddisgwylir gan aelodau o staff, a'r camau disgyblu y mae modd eu cymryd yn eu herbyn;

(b) rôl a chyfrifoldebau aelodau o staff a gofalwyr lleoliadau oedolion;

(c) gofynion cadw cofnodion;

(ch) trefniadau recriwtio; a

(d) cyfleoedd ac anghenion hyfforddi a datblygu gyrfa.

Sefyllfa ariannol

27.—( 1) Rhaid i'r darparwr cofrestredig reoli'r cynllun mewn dull sy'n debygol o sicrhau y bydd yn ddichonadwy yn ariannol at ddibenion cyrraedd y nodau a'r amcanion a nodir yn y datganiad o ddiben.

(2) Os nad awdurdod lleol yw'r darparwr cofrestredig, rhaid i'r darparwr roi i'r Cynulliad Cenedlaethol unrhyw wybodaeth y mae'n gofyn amdani er mwyn ystyried dichonoldeb ariannol y cynllun, gan gynnwys —

(a) cyfrifon ariannol y cynllun, wedi'u hardystio gan gyfrifydd;

(b) geirda oddi wrth fanc ac sy'n mynegi barn am sefyllfa ariannol y darparwr cofrestredig;

(c) gwybodaeth am ariannu'r cynllun a'i adnoddau ariannol;

(ch) pan fydd y darparwr cofrestredig yn gwmni, gwybodaeth am unrhyw un o'i gwmnïau cysylltiedig; a

(d) tystysgrif yswiriant ar gyfer y darparwr cofrestredig mewn perthynas ag unrhyw rwymedigaeth y mae'n bosibl i'r darparwr fynd iddi mewn perthynas â'r cynllun o ran marwolaeth, anaf, atebolrwydd i'r cyhoedd, difrod neu unrhyw golled arall.

(3) Os nad awdurdod lleol yw'r darparwr cofrestredig, rhaid i'r darparwr —

(a) sicrhau bod cyfrifon digonol yn cael eu cynnal a'u cadw mewn perthynas â'r cynllun a'u bod yn cael eu diweddaru'n gyson;

(b) sicrhau bod y cyfrifon yn rhoi manylion costau rhedeg y cynllun, gan gynnwys rhent, taliadau o dan forgais a gwariant ar gyflogau staff; ac

(c) rhoi copi o'r cyfrifon i'r Cynulliad Cenedlaethol ar ei gais.

Hysbysu digwyddiadau

28.—( 1) Rhaid i'r person cofrestredig hysbysu swyddfa briodol y Cynulliad Cenedlaethol os yw digwyddiad a ddisgrifir ym mharagraff (2) yn digwydd, a rhaid rhoi'r hysbysiad cyn pen 24 awr i'r person cofrestredig gael gwybod, neu ddod yn ymwybodol drwy ddull arall, bod digwyddiad o'r math hwnnw wedi digwydd.

(2) Dyma'r digwyddiadau —

(a) unrhyw anaf difrifol a gafodd oedolyn perthnasol ym mangre'r cynllun neu pan oedd dan ofal gofalwr lleoliad oedolion;

(b) unrhyw ddigwyddiad sydd —

(i) yn digwydd ym mangre'r cynllun neu mewn cysylltiad â lleoliad, a

(ii) yn cael ei hysbysu i'r heddlu neu'n cael ei ymchwilio ganddynt; ac

(c) unrhyw honiad o gamymddwyn gan berson cofrestredig, aelod o staff neu ofalwr lleoliad oedolion.

(3) Rhaid i unrhyw hysbysiad o dan y rheoliad hwn ac a roddir yn llafar gael ei gadarnhau yn ysgrifenedig.

(4) Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau ei bod yn ofynnol i aelodau o staff hysbysu'r person cofrestredig ar unwaith os digwydd unrhyw un o'r digwyddiadau a ddisgrifir ym mharagraff (2).

Hysbysu absenoldeb

29.—( 1) Os bydd —

(a) darparwr cofrestredig sy'n rheoli'r cynllun; neu

(b) rheolwr cofrestredig,

yn bwriadu bod yn absennol o'r cynllun am gyfnod parhaus o 28 o ddiwrnodau neu ragor, rhaid i'r person cofrestredig hysbysu'r absenoldeb yn ysgrifenedig i swyddfa briodol y Cynulliad Cenedlaethol.

(2) Ac eithrio pan fydd argyfwng, rhaid i'r hysbysiad y cyfeirir ato ym mharagraff (1) gael ei roi dim hwyrach na mis cyn i'r absenoldeb ddechrau, neu cyn pen unrhyw gyfnod byrrach y mae'r Cynulliad Cenedlaethol yn cytuno arno, a rhaid i'r hysbysiad bennu —

(a) hyd neu hyd disgwyliedig yr absenoldeb arfaethedig;

(b) y rheswm dros yr absenoldeb;

(c) y trefniadau sydd wedi'u gwneud er mwyn rhedeg y cynllun yn ystod yr absenoldeb; ac

(ch) enw, cyfeiriad a chymwysterau'r person a fydd yn gyfrifol am y cynllun yn ystod yr absenoldeb.

(3) Pan gyfyd absenoldeb y cyfeirir ato ym mharagraff (1) o ganlyniad i argyfwng, rhaid i'r person cofrestredig hysbysu'r absenoldeb cyn pen wythnos i'r argyfwng ddigwydd gan bennu'r materion ym mharagraff (2)(a) i (ch).

(4) Os bydd —

(a) darparwr cofrestredig sy'n rheoli'r cynllun; neu

(b) rheolwr cofrestredig,

wedi bod yn absennol o'r cynllun am gyfnod parhaus o 28 o ddiwrnodau neu ragor, ac ni hysbyswyd swyddfa briodol y Cynulliad Cenedlaethol o'r absenoldeb, rhaid i'r person cofrestredig hysbysu'r swyddfa honno yn ysgrifenedig ar unwaith gan bennu'r materion ym mharagraff (2)(a) i (ch).

(5) Rhaid i'r person cofrestredig hysbysu swyddfa briodol y Cynulliad Cenedlaethol pan ddaw'r darparwr cofrestredig neu (yn ôl y digwydd) y rheolwr cofrestredig yn ôl i'r gwaith dim hwyrach na saith niwrnod ar ôl y dyddiad dod yn ôl.

Hysbysu newidiadau

30.   Rhaid i'r person cofrestredig hysbysu swyddfa briodol y Cynulliad Cenedlaethol yn ysgrifenedig cyn gynted ag y bo'n ymarferol i wneud hynny —

(a) os yw person heblaw'r person cofrestredig yn darparu neu'n rheoli, neu'n bwriadu darparu neu reoli, y cynllun;

(b) os yw person yn peidio â darparu neu reoli'r cynllun;

(c) os newidir neu os bwriedir newid enw neu gyfeiriad prif swyddfa'r cynllun;

(ch) pan fydd y darparwr cofrestredig yn gorff nad yw'n awdurdod lleol —

(i) os oes newid, neu os bwriedir bod newid, o ran cyfarwyddwyr, rheolwyr, ysgrifenyddion neu swyddogion tebyg y corff;

(ii) os oes newid, neu os bwriedir bod newid yn hunaniaeth yr unigolyn cyfrifol;

(iii) os oes newid, neu os bwriedir bod newid ym mherchenogaeth y corff;

(d) pan fydd y darparwr cofrestredig yn unigolyn, os bydd ymddiriedolwr mewn methdaliad ar gyfer yr unigolyn yn cael ei benodi, neu'n debygol o gael ei benodi, neu os gwneir, neu os bwriedir gwneud, compównd neu drefniant gyda chredydwyr yr unigolyn;

(dd) pan fydd y darparwr cofrestredig yn gwmni, os bydd derbynnydd, rheolwr, diddymwr neu ddiddymwr darpariaethol yn cael ei benodi neu'n debygol o gael ei benodi;

(e) pan fydd y darparwr cofrestredig mewn partneriaeth y mae ei busnes yn cynnwys darparu cynllun, os bydd derbynnydd neu reolwr yn cael ei benodi, neu'n debygol o gael ei benodi ar gyfer y bartneriaeth.

Penodi diddymwyr etc.

31.—( 1) Rhaid i unrhyw berson y mae paragraff (2) yn gymwys iddo—

(a) hysbysu swyddfa briodol y Cynulliad Cenedlaethol ar unwaith am y penodiad hwnnw gan nodi'r rhesymau drosto;

(b) penodi rheolwr i gymryd gofal llawnamser o ddydd i ddydd o'r cynllun os na fydd rheolwr; ac

(c) cyn pen 28 o ddiwrnodau i'r penodiad, hysbysu swyddfa briodol y Cynulliad Cenedlaethol am y dull y bwriedir i'r cynllun gael ei weithredu yn y dyfodol.

(2) Mae'r paragraff hwn yn gymwys i unrhyw berson a benodwyd yn —

(a) derbynnydd neu reolwr eiddo cwmni sy'n ddarparwr cofrestredig cynllun;

(b) diddymwr neu ddiddymwr darpariaethol cwmni sy'n ddarparwr cofrestredig cynllun;

(c) derbynnydd neu reolwr eiddo partneriaeth y mae ei busnes yn cynnwys darparu cynllun;

(ch) ymddiriedolwr mewn methdaliad darparwr cofrestredig cynllun.