Rheoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2011

Cofnodion

23.—( 1) Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau, ac eithrio mewn achosion pan fo rheoliad 43(5) yn gymwys—

(a) bod cofnod gofal iechyd cynhwysfawr yn cael ei gadw, ar bapur neu mewn ffurf electronig, mewn perthynas â phob claf, a'i fod yn cynnwys—

(i) nodyn cyfoes o bob triniaeth a ddarperir i'r claf;

(ii) hanes meddygol y claf a phob nodyn arall a baratoir gan broffesiynolyn gofal iechyd ynghylch achos y claf; a

(b) y delir gafael ar y cofnod am gyfnod na fydd yn llai na'r cyfnod a bennir yn Rhan I o Atodlen 3 mewn perthynas â'r math o glaf sydd dan sylw, neu, os gall rhagor nag un cyfnod o'r fath fod yn gymwys, yr hwyaf ohonynt.

(2) Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau—

(a) bod cofnod gofal iechyd person sydd ar hyn o bryd yn glaf yn cael ei gadw mewn lle diogel ym mangre'r sefydliad neu'r asiantaeth; a

(b) bod cofnod gofal iechyd person nad yw ar hyn o bryd yn glaf yn cael ei storio'n ddiogel (pa un ai yn y sefydliad neu'r asiantaeth neu mewn man arall) a bod modd dod o hyd iddo pe bai angen.

(3) Yn ychwanegol at y cofnodion gofal iechyd a gedwir yn unol â pharagraff (1), rhaid i'r person cofrestredig sicrhau y cedwir, ar bapur neu mewn ffurf electronig, y cofnodion a bennir yn Rhan II o Atodlen 3 ac—

(a) eu bod yn cael eu diweddaru;

(b) eu bod ar gael bob amser yn y sefydliad neu'r asiantaeth i'w harchwilio gan unrhyw berson a awdurdodir gan yr awdurdod cofrestru i fynd i mewn i'r sefydliad i'w archwilio neu i'r asiantaeth i'w harchwilio; ac

(c) y delir gafael arnynt am gyfnod o ddim llai na thair blynedd, sy'n cychwyn ar ddyddiad y cofnod olaf.

(4) Os bydd sefydliad neu asiantaeth yn cau, rhaid i'r person cofrestredig sicrhau bod y cofnodion a gedwir yn unol â pharagraffau (1) a (3) yn cael eu storio'n ddiogel mewn man arall a rhaid iddo drefnu iddynt fod ar gael i'w harchwilio gan yr awdurdod cofrestru os bydd yr awdurdod yn gofyn amdanynt.