Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014

RHAN 3 Rheolaeth Ariannol a Rheoli Mewnol

Cyfrifoldeb am reoli mewnol a rheolaeth ariannol

5.—( 1) Rhaid i’r corff perthnasol sicrhau bod system gadarn o reoli mewnol sy’n hwyluso gweithrediad effeithiol swyddogaethau’r corff hwnnw ac sy’n cynnwys—

(a) trefniadau ar gyfer rheoli risg, a

(b) rheolaeth ariannol ddigonol ac effeithiol.

(2) Rhaid i’r corff perthnasol gynnal adolygiad o leiaf unwaith mewn blwyddyn ar effeithiolrwydd ei systemau rheoli mewnol.

(3) Rhaid i ganfyddiadau’r adolygiad y cyfeirir ato ym mharagraff (2) gael eu hystyried—

(a) yn achos corff perthnasol mwy, gan aelodau’r corff yn cyfarfod yn ei gyfanrwydd neu gan bwyllgor, a

(b) yn achos corff perthnasol llai, gan aelodau’r corff yn cyfarfod yn ei gyfanrwydd.

(4) Ar ôl yr adolygiad, rhaid i’r corff neu’r pwyllgor gymeradwyo datganiad ar reoli mewnol a baratowyd yn unol ag arferion priodol.

(5) Rhaid i’r corff perthnasol sicrhau bod y datganiad y cyfeirir ato ym mharagraff (4) yn mynd gydag—

(a) unrhyw ddatganiad o gyfrifon y mae’n ddyletswydd arno i’w baratoi yn unol â rheoliad 8; neu

(b) unrhyw ddatganiad cyfrifyddu y mae’n ddyletswydd arno i’w baratoi yn unol â rheoliad 14.

Cofnodion cyfrifyddu a systemau rheoli

6.—( 1) Rhaid i swyddog ariannol cyfrifol corff perthnasol benderfynu ar ran y corff, ar ôl ystyried, lle bo’n briodol, arferion priodol, ei—

(a) cofnodion cyfrifyddu, gan gynnwys ffurf y cyfrifon a’r cofnodion cyfrifyddu ategol, a

(b) systemau rheoli cyfrifyddu,

a rhaid i’r swyddog hwnnw sicrhau bod y systemau rheoli cyfrifyddu a benderfynir gan y swyddog hwnnw yn cael eu dilyn a bod cofnodion cyfrifyddu’r corff yn cael eu diweddaru a’u cynnal yn unol â gofynion unrhyw ddeddfiad ac arferion priodol.

(2) Rhaid i’r cofnodion cyfrifyddu y penderfynir arnynt yn unol â pharagraff (1)(a)—

(a) bod yn ddigonol i ddangos ac esbonio trafodion ariannol corff perthnasol ac i alluogi’r swyddog ariannol cyfrifol i sicrhau bod unrhyw ddatganiad o gyfrifon neu ddatganiad cyfrifyddu a gaiff eu paratoi o dan y Rheoliadau hyn, yn cydymffurfio â’r Rheoliadau hyn; a

(b) cynnwys—

(i) cofnodion o ddydd i ddydd o’r holl symiau o arian a dderbynnir ac a warir gan y corff a’r materion y mae’r cyfrifon incwm a gwariant neu dderbyniadau a thaliadau yn ymwneud â hwy;

(ii) cofnod o asedau a rhwymedigaethau’r corff; a

(iii) cofnod o incwm a gwariant y corff mewn perthynas â hawliadau a wnaed ganddo, neu sydd i’w gwneud ganddo, am gyfraniad, grant neu gymhorthdal gan Weinidogion Cymru, unrhyw Weinidog y Goron neu gorff y caiff Gweinidogion Cymru neu’r Gweinidog hwnnw dalu symiau o arian iddo.

(3) Rhaid i’r systemau rheoli cyfrifyddu y penderfynir arnynt yn unol â pharagraff (1)(b) gynnwys—

(a) mesurau i sicrhau bod trafodion ariannol y corff yn cael eu cofnodi cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol ac mor gywir ag sy’n rhesymol bosibl, mesurau i alluogi rhwystro a chanfod anghywirdebau a thwyll, a’r gallu i ailgyfansoddi unrhyw gofnodion a gollwyd;

(b) dynodi dyletswyddau swyddogion sy’n ymwneud â thrafodion ariannol a rhannu cyfrifoldebau’r swyddogion hynny mewn perthynas â thrafodion arwyddocaol;

(c) gweithdrefnau i sicrhau nad yw symiau anghasgladwy, gan gynnwys dyledion drwg, yn cael eu diddymu ac eithrio gyda chymeradwyaeth y swyddog ariannol cyfrifol, neu unrhyw aelod o staff y person hwnnw a enwebwyd at y diben hwn, ac y dangosir y gymeradwyaeth yn y cofnodion cyfrifyddu; a

(d) mesurau i sicrhau y rheolir risg yn briodol.

Archwilio mewnol

7.—( 1) Rhaid i gorff perthnasol gynnal system ddigonol ac effeithiol o archwilio mewnol o’i gofnodion cyfrifyddu a’i system o reoli mewnol.

(2) Rhaid i unrhyw swyddog neu aelod o’r corff hwnnw, os yw’r corff yn ei gwneud yn ofynnol—

(a) trefnu bod unrhyw ddogfennau’r corff sy’n ymwneud â’i gofnodion cyfrifyddu a chofnodion eraill ar gael fel y mae’n ymddangos i’r corff hwnnw ei fod yn angenrheidiol at ddibenion yr archwiliad; a

(b) rhoi i’r corff y cyfryw wybodaeth ac esboniad y mae’r corff hwnnw’n ystyried eu bod yn angenrheidiol at y diben hwnnw.

(3) Rhaid i gorff perthnasol mwy, o leiaf unwaith ym mhob blwyddyn, gynnal adolygiad o effeithiolrwydd ei archwiliad mewnol.

(4) Rhaid ystyried canfyddiadau’r adolygiad y cyfeirir ato ym mharagraff (3), fel rhan o’r ystyriaeth o’r system o reoli mewnol y cyfeirir ati yn rheoliad 5(3), gan y pwyllgor neu’r corff y cyfeirir ato yn y paragraff hwnnw.