Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2005

Nodyn Esboniadol

(Nid yw'r nodyn hwn yn rhan o'r Rheoliadau)

Gwneir y Rheoliadau hyn o dan adrannau 39 a 58 o Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004 (“Deddf 2004”). Maent yn gwneud darpariaeth o ran cyfrifon ac archwilio cyrff llywodraeth leol yng Nghymru y mae'n ofynnol archwilio eu cyfrifon yn unol â Rhan 2 o Ddeddf 2004 (heblaw byrddau prawf lleol).

Mae'r Rheoliadau'n disodli Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio 1996 (fel y'u diwygiwyd) (“Rheoliadau 1996”) a dirymir hwy, ynghyd hefyd â Rheoliadau diwygio, o 1 Ebrill 2005 ymlaen (yn ddarostyngedig i arbedion penodol mewn perthynas â'r flwyddyn ariannol sy'n diweddu ar 31 Mawrth 2005).

Mae'r Rheoliadau hyn yn wahanol ar lawer cyfrif i Reoliadau 1996. Ymhlith y newidiadau sy'n werth sylwi arnynt y mae'r canlynol: gofyniad newydd penodol i gyrff llywodraeth leol fod yn gyfrifol am eu rheolaeth ariannol a'u system reoli mewnol (rheoliad 4); gofyniad i ddilyn arferion archwilio mewnol priodol (rheoliad 6); cynyddu'r trothwy ariannol pan fydd yn ofynnol i gynghorau cymuned ddarparu datganiad o gyfrifon o £500,000 i £1 filiwn; cynyddu'r trothwy ariannol pan fydd angen i gynghorau cymuned baratoi cyfrifon incwm a gwariant o £50,000 i £100,000 (rheoliad 8) a gwneud y dyddiadau cau yn gynharach yn raddol dros gyfnod ar gyfer cymeradwyo a chyhoeddi datganiadau o gyfrifon i brif awdurdodau (rheoliadau 9 a 10).

Mae rheoliad 1 yn darparu y daw'r Rheoliadau i rym ar 1 Ebrill 2005 a'u bod yn gymwys yng Nghymru yn unig.

Mae rheoliad 2 yn ymwneud â dehongli'r termau a ddefnyddir yn y Rheoliadau a'u cymhwysiad.

Mae rheoliad 3 yn ymwneud â dirymu Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio 1996 (a'r Rheoliadau diwygio), sy'n rheoli'r cyfrifon a'r archwilio yn y cyrff y mae'r Rheoliadau hyn yn gymwys iddynt. Mae'r rheoliad hwn hefyd yn cynnwys darpariaeth arbed mewn perthynas â Rheoliadau 1996 i'r graddau y maent yn berthnasol i'r flwyddyn ariannol sy'n gorffen ar 31 Mawrth 2005.

Mae rheoliad 4 yn gosod gofyniad newydd ar gyrff llywodraeth leol, yn ei gwneud yn benodol am y tro cyntaf eu bod yn gyfrifol am sicrhau bod eu rheolaeth ariannol yn ddigonol ac yn effeithiol a bod ganddynt system gadarn o reoli mewnol y maent yn eu hadolygu'n rheolaidd. Mae rheoliad 4 hefyd yn ei gwneud yn ofynnol dyroddi datganiad ar reoli mewnol gyda'r datganiadau ariannol.

Mae rheoliad 5 yn gwneud darpariaeth mewn perthynas â'r cofnodion cyfrifyddu a'r systemau rheoli sydd i'w cadw gan y cyrff y mae'r Rheoliadau hyn yn gymwys iddynt. Mae'r rheoliad hefyd yn pennu pan fydd y swyddog ariannol cyfrifol yn gwneud penderfyniadau ynghylch y cofnodion cyfrifyddu a'r systemau rheoli cyfrifyddu bod y person hwnnw yn gwneud hynny ar ran y corff llywodraeth leol.

Mae rheoliad 6 yn gwneud darpariaeth mewn perthynas â'r system archwilio fewnol y dylid ei chynnal yn unol ag arferion priodol gan y cyrff y mae'r Rheoliadau hyn yn gymwys iddynt.

Mae rheoliad 7 yn gwneud darpariaeth o ran cyrff penodol y mae'r Rheoliadau hyn yn gymwys iddynt mewn cysylltiad â pharatoi datganiad o gyfrifon ar gyfer pob blwyddyn. Nid yw'r rhwymedigaeth hon yn gymwys i gynghorau cymuned y mae eu hincwm neu wariant gros (p'un bynnag yw'r uchaf) ar gyfer y flwyddyn berthnasol, ac a oedd am y ddwy flynedd flaenorol, yn llai na £1 filiwn.

Mae rheoliad 8 yn gwneud darpariaeth o ran y datganiadau cyfrifyddu y mae'n rhaid eu paratoi gan gyrff penodol y mae'r Rheoliadau hyn yn gymwys iddynt, sef cyrff nad yw'r gofynion a nodir yn rheoliad 7 yn ymwneud â hwy. Cynyddir y trothwy ariannol pan fydd angen i gynghorau cymuned baratoi cyfrifon incwm a gwariant a datganiadau o falansau o £50,000 i £100,000.

Mae rheoliad 9 yn gwneud darpariaeth mewn perthynas â llofnodi a chymeradwyo'r amrywiol ffurfiau o gyfrifon y mae'n ofynnol eu paratoi o dan y Rheoliadau hyn. Mae'r rheoliad hefyd yn cyflwyno gofyniad newydd ar gyfer person sy'n llywyddu pwyllgor neu gyfarfod i lofnodi'r datganiadau cyfrifyddu ar ôl iddynt gael cymeradwyaeth gan y pwyllgor neu'r cyfarfod a gymeradwyodd y datganiadau hynny.

Yn achos cyrff sy'n ddarostyngedig i rwymedigaeth i baratoi datganiad o gyfrifon o dan reoliad 7(1) o'r Rheoliadau hyn y dyddiad erbyn pryd y mae'n rhaid cymeradwyo'r cyfrifon yw 30 Mehefin yn dilyn diwedd y flwyddyn ariannol berthnasol. Mae hyn yn newid y dyddiad o 30 Medi yn dilyn diwedd y flwyddyn ariannol berthnasol. Er mwyn cynorthwyo cyrff llywodraeth leol i addasu i'r amserlen newydd, mae'r amserlen i'w chyflwyno'n raddol dros gyfnod o ddwy flynedd.

Mae rheoliad 10 yn gwneud darpariaeth mewn perthynas â chyhoeddi datganiadau o gyfrifon a baratowyd o dan reoliad 7. Y dyddiad erbyn pryd y mae'n rhaid eu cyhoeddi yw 30 Medi yn dilyn diwedd y flwyddyn ariannol berthnasol. Mae hyn yn newid y dyddiad o 31 Rhagfyr yn dilyn diwedd y flwyddyn ariannol berthnasol. Er mwyn cynorthwyo cyrff llywodraeth leol i addasu i'r amserlen newydd, mae'r amserlen i'w chyflwyno'n raddol dros gyfnod o ddwy flynedd.

Mae rheoliad 11 yn gwneud darpariaeth mewn perthynas â chyhoeddi cyfrifon y mae'n ofynnol eu paratoi o dan reoliad 8. Y dyddiad erbyn pryd y mae'n rhaid eu cyhoeddi yw 31 Rhagfyr yn dilyn diwedd y flwyddyn ariannol berthnasol.

Mae rheoliad 12 yn gwneud darpariaeth mewn perthynas ag arfer hawliau etholwyr llywodraeth leol. O dan ddarpariaethau adran 30(2) o Ddeddf 2004, mae gan etholwr llywodraeth leol neu gynrychiolydd y person hwnnw hawl i holi'r archwilydd am y cyfrifon ac, o dan ddarpariaethau adran 31(1), caiff etholwr llywodraeth leol fynd gerbron yr archwilydd a gwneud gwrthwynebiadau o ran materion penodol mewn perthynas â'r cyfrifon. Mae'r rheoliad hwn yn darparu y bydd yn rhaid i'r archwilydd bennu dyddiad y ceir arfer yr hawliau hyn ar y dyddiad hwnnw neu ar ôl y dyddiad hwnnw, a bydd yn rhaid i'r archwilydd hysbysu'r corff llywodraeth leol o'r dyddiad hwnnw.

Mae rheoliad 13 yn gwneud darpariaeth mewn perthynas â threfniadau sydd i'w gwneud ar gyfer caniatáu i'r cyhoedd archwilio'r cyfrifon a dogfennau eraill. Rhaid iddynt fod ar gael ar gyfer eu harchwilio gan y cyhoedd am 20 o ddiwrnodau gwaith cyn y dyddiad a bennwyd gan yr archwilydd o dan ddarpariaethau rheoliad 12.

Mae rheoliad 14 yn darparu na chaiff y cyfrifon a'r dogfennau eraill y trefnwyd eu bod ar gael i'w harchwilio'n gyhoeddus eu newid ar ôl trefnu eu bod ar gael, ac eithrio gyda chydsyniad yr archwilydd.

Mae rheoliad 15 yn gwneud darpariaeth mewn perthynas â chyhoeddi gwybodaeth sy'n ymwneud â hawl y cyhoedd I archwilio'r cyfrifon a dogfennau eraill. Rhaid bod yr wybodaeth ar gael i'r cyhoedd o leiaf 14 o ddiwrnodau cyn dechrau'r cyfnod pan drefnir bod y cyfrifon a dogfennau eraill ar gael yn unol â rheoliad 13.

Mae rheoliad 16 yn gwneud darpariaeth mewn perthynas â chynnwys unrhyw hysbysiad ysgrifenedig o wrthwynebiad arfaethedig a roddir gan etholwr llywodraeth leol i'r archwilydd.

Mae rheoliad 17 yn gwneud darpariaeth mewn perthynas â rhoi hysbysiad bod archwiliad wedi'i gwblhau a bod y cyfrifon ar gael i'w harchwilio gan etholwyr llywodraeth leol.

Mae rheoliad 18 yn gwneud darpariaeth mewn perthynas â chyhoeddi'r llythyr archwiliad blynyddol a gaiff cyrff llywodraeth leol oddi wrth eu harchwilydd.

Mae rheoliad 19 yn gwneud darpariaeth mewn perthynas â chyd-bwyllgorau, byrddau ar y cyd, ac Awdurdodau Parciau Cenedlaethol o ran adneuo dogfennau penodol ynghylch eu cyfrifon a'u harchwiliadau gyda phob awdurdod cyfansoddol.

Mae rheoliad 20 yn gwneud darpariaeth ynghylch yr hysbysiad y mae'n rhaid ei roi gan gorff llywodraeth leol os bydd Archwilydd Cyffredinol Cymru yn cyfarwyddo archwilydd i gynnal archwiliad eithriadol o gyfrifon y corff hwnnw.

Mae rheoliad 21 yn datgan bod mynd yn groes i reoliadau penodol yn dramgwydd, fel a ddarperir gan adran 39(3) o Ddeddf 2004.

Mae rheoliad 22 yn diwygio Rheoliadau Trefniadau Gweithrediaeth Awdurdodau Lleol (Swyddogaethau a Chyfrifoldebau) (Cymru) 2001 a Rheoliadau Awdurdodau Lleol (Trefniadau Amgen) (Cymru) 2001, drwy ddibynnu ar bwerau yn Neddf Llywodraeth Leol 2000 i ychwanegu swyddogaethau o dan y Rheoliadau hyn at y rhestr o swyddogaethau o dan y Rheoliadau hynny nad ydynt efallai yn gyfrifoldeb gweithrediaeth na chyfrifoldeb Bwrdd yn ôl eu trefn.