Rheoliadau Taliadau Gwasanaeth (Gofynion Ymgynghori) (Cymru) 2004

Rheoliad 5(1)

ATODLEN 1 GOFYNION YMGYNGHORI AR GYFER CYTUNDEBAU HIR-DYMOR CYMWYS AC EITHRIO'R RHEINI Y MAE ANGEN RHOI HYSBYSIAD CYHOEDDUS OHONYNT

Hysbysiad o fwriad

1.—( 1) Rhaid i'r landlord roi hysbysiad ysgrifenedig o fwriad i ymrwymo i'r cytundeb—

(a) i bob tenant; a

(b) i'r gymdeithas, os cynrychiolir rhai o'r tenantiaid neu'r tenantiaid i gyd gan gymdeithas tenantiaid gydnabyddedig(1).

(2) Rhaid i'r hysbysiad—

(a) disgrifio'r materion perthnasol yn gyffredinol neu bennu ym mha le a pha bryd y gellir archwilio disgrifiad o'r materion perthnasol;

(b) datgan rhesymau'r landlord dros ystyried bod angen ymrwymo i'r cytundeb;

(c) datgan rhesymau'r landlord dros ystyried bod angen cyflawni'r gwaith hwnnw, os gwaith cymwys yw'r materion perthnasol neu os ydynt yn cynnwys gwaith cymwys;

(ch) gwahodd sylwadau ysgrifenedig mewn perthynas â'r cytundeb arfaethedig; a

(d) pennu—

(i) y cyfeiriad lle y dylid anfon sylwadau o'r fath;

(ii) bod yn rhaid iddynt gyrraedd o fewn y cyfnod perthnasol; a

(iii) y dyddiad y daw'r cyfnod perthnasol i ben.

(3) Rhaid hefyd i'r hysbysiad wahodd pob tenant a'r gymdeithas (os o gwbl) i gynnig, o fewn y cyfnod perthnasol, enw person y dylai'r landlord geisio cael ganddo amcangyfrif mewn cysylltiad â'r materion perthnasol.

Archwilio'r disgrifiad o faterion perthnasol

2.—( 1) Os yw hysbysiad o dan baragraff 1 yn pennu lle ac amser ar gyfer archwilio—

(a) rhaid i'r lle a'r amser a bennir felly fod yn rhesymol; a

(b) rhaid i ddisgrifiad o'r materion perthnasol fod ar gael i'w archwilio, yn rhad ac am ddim, yn y lle hwnnw ac yn ystod yr oriau hynny.

(2) Os nad oes cyfleusterau ar gael i wneud copïau ar yr adegau y gellir archwilio'r disgrifiad, yna os gofynna'r tenant am gopi, rhaid i'r landlord ei ddarparu ar ei gyfer yn rhad ac am ddim.

Dyletswydd i ystyried sylwadau mewn perthynas â chytundeb arfaethedig

3.   Os bydd unrhyw denant neu gymdeithas tenantiaid gydnabyddedig yn gwneud sylwadau mewn cysylltiad â'r cytundeb arfaethedig, a hynny o fewn y cyfnod perthnasol, rhaid i'r landlord ystyried y sylwadau hynny.

Amcangyfrifon

4.—( 1) Os ceir un enwebiad gan gymdeithas tenantiaid gydnabyddedig (pa un a geir enwebiad gan unrhyw denant ai peidio), a hynny o fewn y cyfnod perthnasol, rhaid i'r landlord geisio cael amcangyfrif gan y person a enwebwyd.

(2) Os ceir un enwebiad gan un o'r tenantiaid yn unig (pa un a geir enwebiad gan gymdeithas tenantiaid gydnabyddedig ai peidio) a hynny o fewn y cyfnod perthnasol, rhaid i'r landlord geisio cael amcamgyfrif gan y person a enwebwyd.

(3) Os ceir un enwebiad gan fwy nag un tenant (pa un a geir enwebiad gan gymdeithas tenantiaid gydnabyddedig ai peidio) a hynny o fewn y cyfnod perthnasol, rhaid i'r landlord geisio cael amcangyfrif—

(a) gan y personau a gafodd y nifer fwyaf o enwebiadau; neu

(b) os nad oes personau o'r fath, ond bod dau (neu fwy) o bersonau wedi derbyn yr un nifer o enwebiadau, a bod y nifer hwnnw'n fwy na'r enwebiadau a gafodd unrhyw berson arall, gan un o'r ddau berson hynny (neu fwy); neu

(c) mewn unrhyw achos arall, gan unrhyw berson a enwebwyd.

(4) Os ceir mwy nag un enwebiad gan unrhyw denant a mwy nag un enwebiad gan gymdeithas tenantiaid gydnabyddedig, a hynny o fewn y cyfnod perthnasol, rhaid i'r landlord geisio cael amcangyfrif—

(a) gan o leiaf un person a enwebwyd gan denant; a

(b) gan o leiaf un person a enwebwyd gan y gymdeithas, ac eithrio person y gofynnwyd am amcangyfrif ganddo fel y crybwyllir ym mharagraff (a).

Paratoi cynigion y landlord

5.—( 1) Rhaid i'r landlord baratoi, yn unol â darpariaethau canlynol y paragraff hwn, o leiaf ddau gynnig mewn cysylltiad â'r materion perthnasol.

(2) Rhaid i o leiaf un o'r cynigion gynnig bod y nwyddau neu'r gwasanaethau'n cael eu darparu, neu fod y gwaith yn cael ei wneud (yn ôl y digwydd), gan berson nad oes ganddo unrhyw gysylltiad o gwbl â'r landlord.

(3) Os cafwyd amcangyfrif gan berson a enwebwyd, rhaid i'r landlord baratoi cynnig ar sail yr amcangyfrif hwnnw.

(4) Rhaid i bob cynnig gynnwys datganiad o'r materion perthnasol.

(5) Rhaid i bob cynnig gynnwys datganiad, mewn cysylltiad â phob parti i'r cytundeb arfaethedig ac eithrio'r landlord—

(a) yn rhoi enw a chyfeiriad y parti; a

(b) yn datgan unrhyw gysylltiad (ac eithrio'r cytundeb arfaethedig) sydd rhwng y parti a'r landlord.

(6) At ddibenion is-baragraff (2) ac is-baragraff (5)(b), rhaid tybio bod cysylltiad rhwng parti (yn ôl y digwydd) a'r landlord—

(a) os cwmni yw'r landlord, os yw'r parti'n un o gyfarwyddwyr neu reolwyr y cwmni neu'n mynd i fod yn un o gyfarwyddwyr neu reolwyr y cwmni, neu os yw'n perthyn yn agos i unrhyw gyfarwyddwr neu reolwr o'r fath;

(b) os cwmni yw'r landlord, a bod y parti'n bartner mewn partneriaeth, os oes unrhyw bartner yn y bartneriaeth honno'n un o gyfarwyddwyr neu reolwyr y cwmni, neu'n mynd i fod yn un o gyfarwyddwyr neu reolwyr y cwmni, neu'n perthyn yn agos i unrhyw gyfarwyddwr neu reolwr o'r fath;

(c) os cwmnïau yw'r landlord a'r parti ill dau, os oes unrhyw un o gyfarwyddwyr neu reolwyr un cwmni yn un o gyfarwyddwr neu reolwyr y cwmni arall, neu'n mynd i fod yn un o gyfarwyddwr neu reolwyr y cwmni arall;

(ch) os cwmni yw'r parti, os yw'r landlord yn un o gyfarwyddwyr neu reolwyr y cwmni neu'n perthyn yn agos i unrhyw gyfarwyddwr neu reolwr o'r fath; neu

(d) os cwmni yw'r parti a bod y landlord yn bartner mewn partneriaeth, os oes unrhyw bartner yn y bartneriaeth honno'n un o gyfarwyddwyr neu reolwyr y cwmni neu'n perthyn yn agos i unrhyw gyfarwyddwr neu reolwr o'r fath.

(7) Os yw'n rhesymol ymarferol i'r landlord amcangyfrif, o ran uned breswyl pob tenant a'r materion perthnasol, y cyfraniad perthnasol y gellir ei briodoli i'r materion perthnasol y mae a wnelo'r cytundeb arfaethedig â hwy, rhaid i bob cynnig gynnwys datganiad yn nodi'r cyfraniad amcangyfrifedig hwnnw.

(8) Os—

(a) nad yw'n rhesymol ymarferol i'r landlord roi'r amcangyfrif a grybwyllir yn is-baragraff (7); a

(b) yw'n rhesymol ymarferol i'r landlord amcangyfrif, mewn cysylltiad â'r adeilad neu â thir ac adeiladau eraill y mae a wnelo'r cytundeb arfaethedig â hwy, gyfanswm gwariant y landlord o dan y cytundeb arfaethedig;

rhaid i bob cynnig gynnwys datganiad yn nodi'r gwariant amcangyfrifedig hwnnw.

(9) Os—

(a) nad yw'n rhesymol ymarferol i'r landlord roi'r amcangyfrif a grybwyllir yn is-baragraff (7) neu is-baragraff (8)(b); a

(b) yw'n rhesymol ymarferol i'r landlord gadarnhau'r gost bresennol fesul uned neu'r gyfradd bresennol fesul awr neu ddiwrnod sy'n gymwys i'r materion perthnasol,

rhaid i bob cynnig gynnwys datganiad yn nodi'r gost neu'r gyfradd honno.

(10) Os cynnig i benodi asiant gan y landlord yw'r materion perthnasol neu os yw'r materion perthnasol yn cynnwys hynny a bod yr asiant i gyflawni rhwymedigaethau'r landlord at y tenantiaid sy'n gysylltiedig â rheoli gan y landlord dir ac adeiladau y mae a wnelo'r cytundeb â hwy, rhaid i bob cynnig gynnwys datganiad—

(a) yn nodi am y person yr arfaethir ei benodi—

(i) ei fod, neu nad yw yn ôl y digwydd, yn aelod o gorff proffesiynol neu gymdeithas fasnach; a

(ii) ei fod, yn ôl y digwydd, neu nad yw, yn dilyn unrhyw god ymarfer neu gynllun achredu gwirfoddol sy'n berthnasol i swyddogaethau'r asiantau sy'n rheoli; a

(b) os yw'r person yn aelod o gorff proffesiynol neu gymdeithas fasnach, enw'r corff neu'r gymdeithas.

(11) Rhaid i bob cynnig gynnwys datganiad yn nodi'r darpariaethau (os oes rhai) a wneir ar gyfer amrywio unrhyw swm a bennir sydd yn y cytundeb arfaethedig neu sydd i'w benderfynu oddi tano.

(12) Rhaid i bob cynnig gynnwys datganiad yn nodi pa mor hir y bwriedir i'r cytundeb barhau.

(13) Os gwneir sylwadau y mae'n ofynnol i'r landlord eu hystyried (yn unol â pharagraff 3), rhaid i bob cynnig gynnwys datganiad yn rhoi crynodeb o'r sylwadau ac yn nodi ymateb y landlord iddynt.

Hysbysiad o gynigion y landlord

6.—( 1) Rhaid i'r landlord roi hysbysiad ysgrifenedig o'r cynigion a baratowyd o dan baragraff 5—

(a) i bob tenant; a

(b) i'r gymdeithas, os cynrychiolir rhai o'r tenantiaid neu'r tenantiaid i gyd gan gymdeithas tenantiaid gydnabyddedig.

(2) O ran yr hysbysiad—

(a) rhaid anfon gydag ef gopi o bob cynnig neu nodi ym mha le a pha bryd y gellir archwilio'r cynigion;

(b) rhaid iddo wahodd sylwadau ysgrifenedig mewn perthynas â'r cynigion; a

(c) rhaid iddo bennu—

(i) y cyfeiriad lle y dylid anfon y sylwadau hynny;

(ii) ei bod yn rhaid iddynt gyrraedd o fewn y cyfnod perthnasol; a

(iii) y dyddiad y daw'r cyfnod perthnasol i ben.

(3) Bydd paragraff 2 yn gymwys i gynigion a fydd ar gael i'w harchwilio o dan y paragraff hwn fel y mae'n gymwys i ddisgrifiad o'r materion perthnasol a fydd ar gael i'w harchwilio o dan y paragraff hwnnw.

Dyletswydd i ystyried sylwadau mewn perthynas â chynigion

7.   Os bydd unrhyw denant neu gymdeithas tenantiaid gydnabyddedig yn gwneud sylwadau mewn perthynas â chynigion y landlord, a hynny o fewn y cyfnod perthnasol, rhaid i'r landlord ystyried y sylwadau hynny.

Dyletswydd wrth ymrwymo i gytundeb

8.—( 1) Yn ddarostyngedig i is-baragraff (2), os yw'r landlord yn ymrwymo i gytundeb y mae a wnelo â materion perthnasol, rhaid i'r landlord, o fewn 21 diwrnod i ymrwymo i'r cytundeb, drwy hysbysiad ysgrifenedig at bob tenant a chymdeithas tenantiaid gydnabyddedig (os o gwbl)—

(a) datgan y rhesymau dros wneud y cytundeb hwnnw neu bennu ym mha le a pha bryd y gellir archwilio datganiad o'r rhesymau hynny; a

(b) crynhoi sylwadau ac ymateb iddynt neu bennu'r lle a'r amser y gellir archwilio'r crynodeb a'r ymateb, os gwneir sylwadau y mae'n ofynnol i'r landlord eu hystyried (yn unol â pharagraff 7).

(2) Nid yw gofynion is-baragraff (1) yn gymwys os yw person y gwnaed y cytundeb gydag ef yn berson a enwebwyd neu os yw wedi cyflwyno'r amcangyfrif isaf.

(3) Bydd paragraff 2 yn gymwys i ddatganiad, crynodeb ac ymateb a fydd ar gael i'w harchwilio o dan y paragraff hwn fel y mae'n gymwys i ddisgrifiad o'r materion perthnasol a fydd ar gael i'w archwilio o dan y paragraff hwnnw.

(1)

Gweler adran 29(1) o Ddeddf Landlord a Thenant 1985 a ddiwygiwyd gan Ddeddf Landlord a Thenant 1987 (p.31), Atodlen 2, paragraff 10.