Rheoliadau Gweithdrefn Sylwadau (Cymru) 2014

RHAN 4 TRIN SYLWADAU AC YMCHWILIO IDDYNT

Sylwadau a wneir gan “bersonau eraill” o dan adran 26(3)(e), (3B)(b) neu (3C)(c) o Ddeddf 1989

15.—( 1) Pan fo awdurdod lleol wedi cael sylwadau gan berson sy’n dod o fewn adran 26(3)(e), (3B)(b) neu (3C)(c) o Ddeddf 1989, rhaid i’r awdurdod, cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol, benderfynu a oes gan y person hwnnw fuddiant digonol yn lles y plentyn o dan sylw, i gyfiawnhau ystyried sylwadau’r plentyn hwnnw gan yr awdurdod lleol.

(2) Wrth wneud penderfyniad o dan baragraff (1) rhaid i’r awdurdod lleol ystyried dymuniadau a theimladau canfyddadwy’r plentyn, yn unol ag oedran y plentyn a lefel ei ddealltwriaeth.

(3) Os yw’r awdurdod lleol yn penderfynu bod gan y person fuddiant digonol, rhaid i’r awdurdod lleol wedyn ystyried y sylwadau yn unol â rheoliadau 16 i 22.

(4) Os yw’r awdurdod lleol yn penderfynu nad oes gan y person fuddiant digonol, rhaid i’r awdurdod lleol hysbysu’r person hwnnw am ei benderfyniad a rhoi gwybod iddo na chymerir unrhyw gamau pellach mewn cysylltiad â’r sylw.

(5) Rhaid i’r awdurdod lleol hysbysu’r plentyn am y penderfyniad a wnaed o dan baragraff (1) os yw’r awdurdod lleol o’r farn y byddai’n briodol gwneud hynny, o ystyried oedran a lefel dealltwriaeth y plentyn.

Camau sydd i’w cymryd gan awdurdod lleol ar ôl cael sylwadau

16.—( 1) Ceir gwneud sylw ar lafar neu mewn ysgrifen.

(2) Rhaid i awdurdod lleol gydnabod cael y sylw heb fod yn hwyrach na 2 ddiwrnod gwaith ar ôl y diwrnod y mae’n ei gael.

(3) Pan fo sylw wedi ei wneud ar lafar, rhaid i’r awdurdod lleol —

(a) gwneud cofnod ysgrifenedig ffurfiol o’r sylw; a

(b) darparu copi o’r cofnod ysgrifenedig i’r person sy’n gwneud y sylw.

(4) Ar yr un pryd ag y mae’n cydnabod cael y sylw, rhaid i’r awdurdod lleol —

(a) darparu’r canlynol i’r person sy’n gwneud y sylw—

(i) manylion am ei weithdrefn ar gyfer ystyried sylwadau; a

(ii) os yw’n berthnasol, gwybodaeth am wasanaethau eirioli;

(b) cynnig y canlynol i’r person sy’n gwneud y sylw—

(i) cymorth ac arweiniad ynglŷn â dilyn y weithdrefn sylwadau, neu gyngor ar sut i gael cymorth ac arweiniad o’r fath; a

(ii) os yw’n berthnasol, cymorth i gael eiriolwr; ac

(c) hysbysu’r person sy’n gwneud y sylw y caiff ofyn i’r awdurdod lleol ystyried y sylw yn unol â rheoliad 18.

Datrys yn Lleol

17.—( 1) Nid oes raid i’r weithdrefn a ddilynir gan yr awdurdod lleol, wrth ystyried sylwadau o dan y rheoliad hwn, gynnwys ymchwilydd annibynnol.

(2) Rhaid i’r awdurdod lleol gynnig trafod y sylw gyda’r person sy’n ei wneud, mewn ymgais i ddatrys y mater yn anffurfiol.

(3) Rhaid cynnal unrhyw drafodaeth a gynhelir yn unol â pharagraff (2) o fewn 10 diwrnod gwaith ar ôl y dyddiad dechrau fel y’i diffinnir ym mharagraff (4).

(4) At ddibenion y rheoliad hwn, ystyr y “dyddiad dechrau” yw—

(a) mewn unrhyw achos pan geir sylwadau gan berson sy’n dod o fewn rheoliad 15(3), y dyddiad pan fo’r awdurdod lleol yn penderfynu bod gan y person sy’n gwneud y sylwadau fuddiant digonol i gyfiawnhau bod yr awdurdod lleol yn ystyried ei sylwadau;

(b) mewn unrhyw achos pan fo’r person sy’n gwneud y sylw wedi gofyn am i eiriolwr gymryd rhan, y dyddiad pan benodwyd yr eiriolwr; ac

(c) mewn unrhyw achos arall, y dyddiad y cafodd y sylw ei gydnabod gan yr awdurdod lleol.

(5) Mewn amgylchiadau eithriadol, ceir estyn y terfyn amser ar gyfer unrhyw drafodaeth a gynhelir yn unol â pharagraff (2) drwy gytundeb rhwng yr awdurdod lleol a’r person sy’n gwneud y sylw.

(6) Pan fo’r awdurdod lleol yn datrys y mater wrth fodd y person sy’n gwneud y sylw, rhaid i’r awdurdod lleol ddarparu manylion ysgrifenedig o delerau’r datrysiad i’r person hwnnw, ac i eiriolwr y person hwnnw os penodwyd un, o fewn 5 diwrnod gwaith ar ôl dyddiad y datrysiad.

Ymchwilio yn Ffurfiol

18.—( 1) Pan—

(a) fo’r person sy’n gwneud y sylw—

(i) wedi gwneud cais yn unol â rheoliad 16(4)(c); neu

(ii) wedi gwrthod cynnig o drafodaeth o dan reoliad 17(2); neu

(b) na fo’r sylw wedi ei ddatrys wrth fodd y person a’i gwnaeth, yn dilyn unrhyw drafodaeth a ddigwyddodd o dan reoliad 17(2);

rhaid i’r awdurdod lleol ystyried y sylw yn unol â’r rheoliad hwn.

(2) Rhaid i’r awdurdod lleol gydosod cofnod ysgrifenedig ffurfiol o’r sylw, a’i anfon at y person sy’n gwneud y sylw ynghyd â gwahoddiad i’r person hwnnw wneud sylwadau ar gywirdeb y cofnod.

(3) Rhaid i’r awdurdod lleol ystyried unrhyw sylwadau a wneir gan y person sy’n gwneud y sylw o dan baragraff (2) a gwneud unrhyw ddiwygiadau i’r cofnod, yng ngoleuni’r sylwadau hynny, sy’n angenrheidiol er mwyn sicrhau bod y cofnod, ym marn yr awdurdod lleol, yn gofnod cywir o’r sylw.

(4) Rhaid i’r awdurdod lleol —

(a) penodi ymchwilydd annibynnol; a

(b) ar y cyd â’r ymchwilydd annibynnol, ymchwilio i’r sylw mewn modd priodol er mwyn ei ddatrys yn gyflym ac effeithlon; ac

(c) yn ystod yr ymchwiliad, rhoi gwybod yn rheolaidd am hynt yr ymchwiliad i’r person sy’n gwneud y sylw, i’r graddau y bo hynny’n rhesymol ymarferol.

Penodi Person Annibynnol

19.—( 1) Rhaid i’r trefniadau a wneir o dan reoliad 18 gynnwys penodi person annibynnol.

(2) Rhaid i’r person annibynnol gymryd rhan yn yr ymchwiliad i’r sylw gan yr awdurdod lleol a’r ymchwilydd annibynnol o dan reoliad 18.

(3) Rhaid i’r person annibynnol gymryd rhan mewn unrhyw drafodaethau a gynhelir gan yr awdurdod lleol ynglŷn â’r camau sydd i’w cymryd yng ngoleuni’r ymchwiliad i’r sylw gan yr awdurdod lleol.

Yr Ymateb

20.—( 1) Rhaid i’r awdurdod lleol, o fewn 25 diwrnod gwaith ar ôl y “dyddiad dechrau” fel y’i diffinnir ym mharagraff (2), anfon at y person sy’n gwneud y sylw ymateb ysgrifenedig sydd —

(a) yn rhoi crynodeb o natur a sylwedd y sylw;

(b) yn disgrifio’r ymchwiliad a wnaed yn unol â rheoliad 18(4)(b);

(c) pan fo’n briodol, yn cynnwys ymddiheuriad;

(d) yn nodi pa gamau a gymerir, os cymerir rhai, yng ngoleuni canlyniad yr ymchwiliad;

(e) yn cynnwys manylion am yr hawl i gwyno wrth Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru;

(f) yn cynnig cyfle i’r person sy’n gwneud y sylw drafod cynnwys yr ymateb gyda’r swyddog cwynion neu berson sy’n gweithredu ar ei ran; ac

(g) wedi ei lofnodi gan y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cymdeithasol neu berson sy’n gweithredu ar ei ran.

(2) At ddibenion y rheoliad hwn, ystyr y “dyddiad dechrau” yw’r dyddiad pan lunnir y cofnod ysgrifenedig terfynol o’r sylw gan yr awdurdod lleol yn unol â rheoliad 18(2) neu 18(3).

(3) Os oes amgylchiadau eithriadol sy’n peri na all yr awdurdod lleol anfon ymateb ysgrifenedig yn unol â’r terfyn amser ym mharagraff (1), rhaid iddo—

(a) hysbysu’r person sy’n gwneud y sylw, gan esbonio’r rheswm dros yr oedi; a

(b) anfon yr ymateb cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol ac o fewn y cyfnod o 6 mis sy’n dechrau gyda’r diwrnod y cafodd y sylw.

(4) Rhaid anfon copïau o’r ymateb a lunnir yn unol â pharagraff (1) at—

(a) unrhyw eiriolwr a benodwyd ar ran y person sy’n gwneud y sylw;

(b) y person annibynnol benodwyd o dan reoliad 19; ac

(c) unrhyw berson a oedd yn destun y sylw.

Sylwadau sy’n ymwneud â mwy nag un awdurdod lleol

21.—( 1) Mewn unrhyw achos pan fo’n ymddangos i’r swyddog cwynion fod sylw yn ymwneud, neu y gall fod yn ymwneud, ag arfer swyddogaethau gan fwy nag un awdurdod lleol, rhaid i’r swyddog cwynion, cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol—

(a) hysbysu’r awdurdod lleol arall neu’r awdurdodau lleol eraill sy’n gysylltiedig a phenderfynu, ar y cyd â swyddog cwynion pob un ohonynt, pa awdurdod lleol a fydd yn arwain wrth ymdrin â’r sylw; ac

(b) hysbysu’r person sy’n gwneud y sylw.

(2) Rhaid i swyddog cwynion awdurdod lleol sy’n awdurdod lleol arweiniol sicrhau—

(a) bod unrhyw ran o’r sylw sy’n ymwneud â gweithredoedd yr awdurdod lleol arweiniol yn cael ei hystyried o dan y Rhan hon o’r Rheoliadau;

(b) y rhoddir gwybod yn rheolaidd i’r person sy’n gwneud y sylw am hynt yr ymchwiliad; ac

(c) bod yr ymateb sy’n ofynnol o dan reoliadau 17(6) neu 20(1) i’r graddau y bo’n rhesymol ymarferol yn cynnwys ymateb ar unrhyw fater arall a oedd yn gyfrifoldeb i awdurdod lleol arall a grybwyllir ym mharagraff (1).

(3) Rhaid i swyddog cwynion awdurdod lleol nad yw’n awdurdod lleol arweiniol —

(a) sicrhau bod unrhyw ran o’r sylw sy’n ymwneud â gweithredoedd ei awdurdod lleol yn cael ei hystyried o dan y Rheoliadau hyn; a

(b) rhoi gwybod i swyddog cwynion yr awdurdod lleol arweiniol am unrhyw ddatrysiad o’r mater o dan reoliadau 17(6) neu 20(1).

Trin sylwadau ynghylch safonau gofal

22.—( 1) Ac eithrio pan fo paragraff yn gymwys, mewn unrhyw achos pan fo sylwadau’n ymwneud, yn gyfan gwbl neu’n rhannol, â gwasanaethau a ddarperir gan sefydliad neu asiantaeth y cofrestrwyd person mewn cysylltiad ag ef neu hi gan Weinidogion Cymru o dan Ddeddf Safonau Gofal 2000(1), rhaid i’r awdurdod lleol sy’n cael y sylwadau hynny, o fewn 2 ddiwrnod gwaith ar ôl eu cael—

(a) anfon manylion am y sylwadau cyfain neu’r rhan honno ohonynt sy’n ymwneud â’r gwasanaeth cofrestredig at y person a gofrestrwyd fel darparwr mewn cysylltiad â’r sefydliad hwnnw neu’r asiantaeth honno;

(b) gofyn i’r darparwr cofrestredig, yr anfonir manylion ato o dan is-baragraff (a), roi gwybod i’r awdurdod, o fewn 10 diwrnod gwaith ei fod wedi cael canlyniad yr ystyriaeth o’r sylwadau gan yr awdurdod; ac

(c) rhoi gwybod i’r person sy’n gwneud y sylwadau am y camau a gymerwyd o dan is-baragraffau (a) a (b).

(2) Mae’r paragraff hwn yn gymwys pan fo—

(a) sylwadau eisoes wedi eu hystyried gan y darparwr cofrestredig; neu

(b) yr awdurdod lleol o’r farn y byddai gweithredu o dan baragraff (1) yn debygol o beryglu neu ragfarnu’r ymchwiliad i’r sylwadau neu gallai beryglu neu ragfarnu ymchwiliad gan Weinidogion Cymru.

(3) Mewn unrhyw achos pan fo sylwadau’n ymwneud, yn gyfan gwbl neu’n rhannol, â gwasanaethau a ddarperir gan sefydliad neu asiantaeth y cofrestrwyd person mewn cysylltiad ag ef neu hi gan Weinidogion Cymru, rhaid i’r awdurdod lleol hysbysu Gweinidogion Cymru os na fu’n bosibl datrys y sylwadau o dan reoliad17.

(1)

2000 p.14.