Rheoliad 51
1. Mewn cysylltiad â phob unigolyn, cofnodion—
(a)o bob asesiad perthnasol;
(b)o gynlluniau personol;
(c)o adolygiadau o gynlluniau personol;
(d)o gynlluniau gofal a chymorth;
(e)o adolygiadau o gynlluniau gofal a chymorth;
(f)o’r gofal a ddarperir, gan gynnwys cofnodion dyddiol neu gofnodion o ymyriadau gofal penodol;
(g)o ohebiaeth, adroddiadau a chofnodion mewn perthynas â chymorth ychwanegol a ddarperir gan wasanaethau addysg, gwasanaethau iechyd a gwasanaethau perthynol eraill.
2. Cofnod o unrhyw ffioedd gan y darparwr gwasanaeth i unigolion am ddarparu gofal a chymorth ac unrhyw wasanaethau ychwanegol.
3. Cofnod o’r holl feddyginiaethau a gedwir yn y gwasanaeth ar gyfer pob unigolyn a’r dyddiad a’r amser y rhoddwyd y meddyginiaethau hynny i’r unigolyn, gan gynnwys unrhyw achos o wrthod cymryd meddyginiaeth gan yr unigolyn.
4. Cofnod o’r holl arian neu bethau gwerthfawr eraill a roddwyd gan yr unigolyn i’w cadw’n ddiogel neu a gafwyd ar ran yr unigolyn, y mae rhaid iddo gynnwys cofnod o’r canlynol—
(a)y dyddiad pan roddwyd yr arian neu’r pethau gwerthfawr i’w cadw neu pan gafwyd yr arian neu’r pethau gwerthfawr;
(b)y dyddiad pan gafodd unrhyw arian neu bethau gwerthfawr—
(i)eu dychwelyd at yr unigolyn, neu
(ii)eu defnyddio, ar gais yr unigolyn, ar ei ran;
(c)pan fo’n gymwys, at ba ddiben y defnyddiwyd yr arian neu’r pethau gwerthfawr;
(d)cydnabyddiaeth ysgrifenedig bod yr arian neu’r pethau gwerthfawr wedi eu dychwelyd.
5. Cofnod o’r digwyddiadau a ganlyn sy’n digwydd yn y gwasanaeth—
(a)unrhyw ddamwain neu anaf difrifol sy’n cael effaith niweidiol sylweddol ar lesiant unigolyn;
(b)achos o glefyd heintus yn y gwasanaeth;
(c)unrhyw achos o ddwyn neu fwrgleriaeth;
(d)unrhyw atgyfeiriad diogelu a wneir mewn cysylltiad ag unigolyn;
(e)achosion o gwympo a thriniaeth ganlyniadol a ddarperir i unigolyn;
(f)achosion o niwed pwyso a thriniaeth ganlyniadol a ddarperir i unigolyn;
(g)dyddiad ac amgylchiadau unrhyw fesurau rheolaeth neu ataliaeth a ddefnyddir ar unigolyn.
6. Cofnod o bob ymarfer tân, dril tân neu brawf cyfarpar tân (gan gynnwys cyfarpar larwm tân) a gynhelir yn y gwasanaeth ac o unrhyw gamau gweithredu a gymerir i unioni diffygion yn y cyfarpar tân.
7. Cofnod o’r holl gwynion a wneir gan unigolion neu eu rhieni neu eu gofalwyr neu gan bersonau sy’n gweithio yn y gwasanaeth ynghylch gweithrediad y gwasanaeth, a’r camau gweithredu a gymerir gan y darparwr gwasanaeth mewn cysylltiad ag unrhyw gŵyn o’r fath.
8. Cofnod o’r holl bersonau sy’n gweithio yn y gwasanaeth, a hwnnw’n gofnod y mae rhaid iddo gynnwys y materion a ganlyn—
(a)enw llawn, cyfeiriad, dyddiad geni, cymwysterau a phrofiad y person;
(b)copi o dystysgrif geni a phasbort (os oes ganddo un) y person;
(c)copi o bob geirda a geir mewn cysylltiad â’r person;
(d)y dyddiadau y mae’r person yn dechrau cael ei gyflogi felly ac yn peidio â chael ei gyflogi felly;
(e)y swydd sydd gan y person yn y gwasanaeth, y gwaith y mae’n ei wneud a nifer yr oriau y mae wedi ei gyflogi bob wythnos;
(f)cofnodion o gamau disgyblu ac unrhyw gofnodion eraill mewn perthynas â chyflogaeth y person;
(g)cofnod o ddyddiad tystysgrif GDG a pha un a gymerwyd unrhyw gamau gweithredu o ganlyniad i gynnwys y dystysgrif.
9. Copi o restr ddyletswyddau’r personau sy’n gweithio yn y gwasanaeth, a chofnod o ran pa un a weithiwyd yn ôl y rhestr fel y’i bwriadwyd mewn gwirionedd.
10. Cofnod o unrhyw ddodrefn y mae unigolyn yn dod â hwy i’r ystafell y mae’n ei meddiannu.
11. Cofnod o unrhyw un neu ragor o’r digwyddiadau a ganlyn sy’n digwydd yn y gwasanaeth—
(a)unrhyw dân;
(b)absenoldeb heb esboniad neu absenoldeb anawdurdodedig unigolyn gan gynnwys—
(i)amgylchiadau’r absenoldeb;
(ii)y camau gweithredu a gymerwyd gan staff;
(iii)amgylchiadau dychweliad yr unigolyn a’r rhesymau a roddwyd gan yr unigolyn dros yr absenoldeb;
(iv)unrhyw gamau gweithredu a gymerwyd gan y darparwr gwasanaeth o ganlyniad i’r absenoldeb;
(c)marwolaeth unigolyn.
12. Cofnod o’r holl ymwelwyr â’r gwasanaeth, gan gynnwys enwau ymwelwyr a’r personau y maent yn ymweld â hwy.