Rheoliadau’r Cyfrifiad (Cymru) 2020

Cadw holiaduron, cofnodion a dogfennau’n ddiogel

18.—( 1) Rhaid i unrhyw berson sydd, pa un ai ar ran y person hwnnw ei hunan neu ar ran unrhyw berson arall, â holiaduron neu â chofnodion a dogfennau eraill o dan ei ofal (gan gynnwys unrhyw gofnodion a dogfennau a gaiff eu storio ar ddyfais gyfrifiad electronig neu unrhyw gofnodion a dogfennau y ceir mynediad iddynt drwy ddyfais gyfrifiad electronig) sy’n cynnwys gwybodaeth bersonol sy’n ymwneud â’r cyfrifiad, gadw’r holiaduron, y cofnodion a’r dogfennau hynny yn y modd hwnnw sy’n atal unrhyw berson nad yw wedi ei awdurdodi rhag cael mynediad iddynt.

(2) Pan fo unrhyw benodai yn cael ei gyfarwyddo i wneud hynny gan yr Awdurdod, rhaid iddo anfon i’r Awdurdod pob holiadur, cofnod a dogfen sydd ym meddiant y penodai hwnnw, gan gynnwys unrhyw gofnodion a dogfennau a gaiff eu storio ar ddyfais gyfrifiad electronig neu unrhyw gofnodion a dogfennau y ceir mynediad iddynt drwy ddyfais gyfrifiad electronig.

(3) Rhaid i’r Awdurdod drefnu i’r canlynol gael eu storio’n ddiogel—

(a) holiaduron wedi eu llenwi,

(b) unrhyw gofnodion a dogfennau papur neu electronig eraill sy’n cynnwys gwybodaeth bersonol sy’n ymwneud â’r cyfrifiad, ac

(c) unrhyw ddyfeisiau electronig y cyfrifiad tra bo’r dyfeisiau hynny yn cynnwys gwybodaeth bersonol sy’n ymwneud â’r cyfrifiad neu y mae modd cael mynediad i wybodaeth bersonol o’r fath o hyd drwyddynt.