RHAN 15Gofynion eraill ar ddarparwyr gwasanaethau

Polisi a gweithdrefn gwynoI164

1

Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael polisi cwyno yn ei le a sicrhau bod y gwasanaeth yn cael ei weithredu yn unol â’r polisi hwnnw.

2

Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau effeithiol yn eu lle ar gyfer ymdrin â chwynion gan gynnwys trefniadau ar gyfer—

a

nodi cwynion ac ymchwilio iddynt;

b

rhoi ymateb priodol i berson sy’n gwneud cwyn, os yw’n rhesymol ymarferol cysylltu â’r person hwnnw;

c

sicrhau bod camau gweithredu priodol yn cael eu cymryd yn dilyn ymchwiliad;

d

cadw cofnodion sy’n ymwneud â’r materion yn is-baragraffau (a) i (c).

3

Rhaid i’r darparwr gwasanaeth ddarparu crynodeb o gwynion, ymatebion a chamau gweithredu dilynol i’r rheoleiddiwr gwasanaethau o fewn 28 o ddiwrnodau i gael cais i wneud hynny.

4

Rhaid i’r darparwr gwasanaeth—

a

dadansoddi gwybodaeth sy’n ymwneud â chwynion a phryderon; a

b

rhoi sylw i’r dadansoddiad hwnnw, gan nodi unrhyw feysydd i’w gwella.