RHAN 15Gofynion eraill ar ddarparwyr gwasanaethau

CofnodionI159

1

Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gadw a chynnal y cofnodion a bennir yn Rhan 1 o Atodlen 2 mewn cysylltiad â phob man y darperir y gwasanaeth ynddo, ohono neu mewn perthynas ag ef.

2

Pan fo’r darparwr gwasanaeth wedi ei gofrestru i ddarparu gwasanaeth cartref gofal, gwasanaeth llety diogel neu wasanaeth canolfan breswyl i deuluoedd, rhaid i’r darparwr gwasanaeth hefyd gadw a chynnal y cofnodion a bennir yn Rhan 2 o Atodlen 2 mewn cysylltiad â phob man y darperir y gwasanaeth hwnnw ynddo.

3

Rhaid i’r darparwr gwasanaeth—

a

sicrhau bod cofnodion sy’n ymwneud ag unigolion yn gywir ac yn gyfredol;

b

cadw pob cofnod yn ddiogel;

c

gwneud trefniadau er mwyn i’r cofnodion barhau i gael eu cadw’n ddiogel os bydd y gwasanaeth yn cau;

d

yn achos cofnodion am blentyn sy’n cael ei letya mewn gwasanaeth cartref gofal a ddarperir yn gyfan gwbl neu’n bennaf i blant, sicrhau bod y cofnodion yn cael eu dosbarthu i’r awdurdod lleoli pan fo’r gwasanaeth yn peidio â chael ei ddarparu mewn cysylltiad â’r plentyn y mae’r cofnodion yn ymwneud ag ef;

e

gwneud y cofnodion ar gael i’r rheoleiddiwr gwasanaethau ar gais;

f

cadw cofnodion sy’n ymwneud ag oedolion am dair blynedd o ddyddiad y cofnod diwethaf;

g

cadw cofnodion sy’n ymwneud â phlant am bymtheng mlynedd o ddyddiad y cofnod diwethaf, oni bai bod y cofnodion yn cael eu dychwelyd i’r awdurdod lleoli yn unol ag is-baragraff (d);

h

sicrhau bod unigolion sy’n defnyddio’r gwasanaeth—

i

yn gallu cael mynediad i’w cofnodion; a

ii

yn cael eu gwneud yn ymwybodol eu bod yn gallu cael mynediad i’w cofnodion.