RHAN 15Gofynion eraill ar ddarparwyr gwasanaethau
CofnodionI159
1
Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gadw a chynnal y cofnodion a bennir yn Rhan 1 o Atodlen 2 mewn cysylltiad â phob man y darperir y gwasanaeth ynddo, ohono neu mewn perthynas ag ef.
2
Pan fo’r darparwr gwasanaeth wedi ei gofrestru i ddarparu gwasanaeth cartref gofal, gwasanaeth llety diogel neu wasanaeth canolfan breswyl i deuluoedd, rhaid i’r darparwr gwasanaeth hefyd gadw a chynnal y cofnodion a bennir yn Rhan 2 o Atodlen 2 mewn cysylltiad â phob man y darperir y gwasanaeth hwnnw ynddo.
3
Rhaid i’r darparwr gwasanaeth—
a
sicrhau bod cofnodion sy’n ymwneud ag unigolion yn gywir ac yn gyfredol;
b
cadw pob cofnod yn ddiogel;
c
gwneud trefniadau er mwyn i’r cofnodion barhau i gael eu cadw’n ddiogel os bydd y gwasanaeth yn cau;
d
yn achos cofnodion am blentyn sy’n cael ei letya mewn gwasanaeth cartref gofal a ddarperir yn gyfan gwbl neu’n bennaf i blant, sicrhau bod y cofnodion yn cael eu dosbarthu i’r awdurdod lleoli pan fo’r gwasanaeth yn peidio â chael ei ddarparu mewn cysylltiad â’r plentyn y mae’r cofnodion yn ymwneud ag ef;
e
gwneud y cofnodion ar gael i’r rheoleiddiwr gwasanaethau ar gais;
f
cadw cofnodion sy’n ymwneud ag oedolion am dair blynedd o ddyddiad y cofnod diwethaf;
g
cadw cofnodion sy’n ymwneud â phlant am bymtheng mlynedd o ddyddiad y cofnod diwethaf, oni bai bod y cofnodion yn cael eu dychwelyd i’r awdurdod lleoli yn unol ag is-baragraff (d);
h
sicrhau bod unigolion sy’n defnyddio’r gwasanaeth—
i
yn gallu cael mynediad i’w cofnodion; a
ii
yn cael eu gwneud yn ymwybodol eu bod yn gallu cael mynediad i’w cofnodion.
HysbysiadauI260
1
Rhaid i’r darparwr gwasanaeth hysbysu’r rheoleiddiwr gwasanaethau am y digwyddiadau a bennir yn Rhannau 1 a 2 o Atodlen 3.
2
Pan fo’r darparwr gwasanaeth yn darparu gwasanaeth cartref gofal i blant, rhaid i’r darparwr—
a
hysbysu’r awdurdod lleoli am y digwyddiadau a bennir yn Rhan 3 o Atodlen 3;
b
hysbysu’r awdurdod lleol ar gyfer yr ardal y mae’r cartref ynddi am y digwyddiadau a bennir yn Rhan 4 o Atodlen 3;
c
hysbysu’r swyddog heddlu priodol am y digwyddiadau a bennir yn Rhan 5 o Atodlen 3;
d
hysbysu’r bwrdd iechyd y mae’r cartref yn ei ardal am y digwyddiadau a bennir yn Rhan 6 o Atodlen 3.
3
Rhaid i’r hysbysiadau sy’n ofynnol gan baragraffau (1) a (2) gynnwys manylion y digwyddiad.
4
Oni nodir fel arall, rhaid i hysbysiadau gael eu gwneud yn ddi-oed ac yn ysgrifenedig.
5
Rhaid i hysbysiadau gael eu gwneud yn y modd a’r ffurf sy’n ofynnol gan y rheoleiddiwr gwasanaethau.
Hysbysu mewn cysylltiad â phlant sy’n cael eu derbyn i fan, neu ei ryddhau o fan, y darperir llety i blant ynddoI361
1
Mae’r rheoliad hwn yn gymwys pan fo’r darparwr gwasanaeth wedi ei gofrestru i ddarparu—
a
gwasanaeth cartref gofal sy’n darparu llety i blant (y cyfeirir ato yn y rheoliad hwn fel “gwasanaeth cartref gofal i blant”), neu
b
gwasanaeth llety diogel.
2
Yn y rheoliad hwn, mae cyfeiriadau at “y llety” yn gyfeiriadau at y man y mae gwasanaeth cartref gofal i blant neu wasanaeth llety diogel wedi ei ddarparu ynddo.
3
Rhaid i’r darparwr gwasanaeth hysbysu, yn ddi-oed, yr awdurdod lleol ar gyfer yr ardal y mae’r llety ynddi, am bob plentyn sy’n cael ei dderbyn i’r llety ac am bob plentyn sy’n cael ei ryddhau o’r llety.
4
Nid yw’n ofynnol i’r darparwr gwasanaeth hysbysu’r awdurdod lleol ym mharagraff (3) os yr awdurdod lleol hwnnw yw’r awdurdod lleoli ar gyfer y plentyn o dan sylw hefyd.
5
Rhaid i hysbysiad o dan y rheoliad hwn fod yn ysgrifenedig a rhaid iddo ddatgan—
a
enw a dyddiad geni’r plentyn;
b
a yw llety wedi ei ddarparu i’r plentyn o dan adran 76 neu 77 o Ddeddf 2014 neu, yn achos plentyn a leolir gan awdurdod lleol yn Lloegr, a yw llety yn cael ei ddarparu i’r plentyn o dan adran 20 neu 21 o Ddeddf Plant 1989;
c
a yw’r plentyn yn ddarostyngedig i orchymyn gofal neu orchymyn goruchwylio o dan adran 31 o Ddeddf Plant 1989;
d
manylion cyswllt—
i
awdurdod lleoli’r plentyn; a
ii
y swyddog adolygu annibynnol a benodir ar gyfer achos y plentyn; ac
e
a oes gan y plentyn ddatganiad anghenion addysgol arbennig neu gynllun addysg, iechyd a gofal ac, os felly, fanylion yr awdurdod lleol a chanddo gyfrifoldeb am gynnal y datganiad anghenion addysgol arbennig neu’r cynllun addysg, iechyd a gofal.
6
Yn y rheoliad hwn, mae i “cynllun addysg, iechyd a gofal” yr ystyr a roddir i “EHC plan” yn adran 37(2) (cynlluniau addysg, iechyd a gofal) o Ddeddf Plant a Theuluoedd 201422.
Hysbysu mewn cysylltiad â marwolaeth plentyn sy’n cael ei letya mewn cartref diogel i blantI462
1
Mae’r rheoliad hwn yn gymwys pan fo plentyn y darperir gwasanaeth llety diogel23 iddo yn marw.
2
Mae unrhyw ofynion a osodir gan y rheoliad hwn yn gymwys i ddarparwr gwasanaeth y gwasanaeth llety diogel a oedd yn darparu llety i’r plentyn ar adeg ei farwolaeth.
3
Os yw’r rheoliad hwn yn gymwys, rhaid i’r darparwr gwasanaeth yn ddi-oed hysbysu—
a
swyddfa briodol y rheoleiddiwr gwasanaethau;
b
yr awdurdod lleoli;
c
yr awdurdod lleol y mae’r gwasanaeth llety diogel yn ei ardal;
d
y Bwrdd Iechyd Lleol y mae’r gwasanaeth llety diogel yn ei ardal;
e
Ombwdsmon Carchardai a Phrofiannaeth Cymru a Lloegr (“yr OCPh”); ac
f
rhiant y plentyn neu’r person a chanddo gyfrifoldeb rhiant dros y plentyn.
4
Rhaid i’r darparwr gwasanaeth ganiatáu i’r OCPh ymchwilio i’r farwolaeth drwy—
a
rhoi i’r OCPh fynediad i—
i
mangre’r gwasanaeth; a
ii
dogfennau a chofnodion y gwasanaeth;
b
caniatáu i’r OCPh fynd â chopïau, o’r fangre, o unrhyw ddogfennau neu gofnodion y ceir mynediad iddynt o dan is-baragraff (a)(ii) ar yr amod bod gan yr OCPh drefniadau diogel ar gyfer gwneud hynny; ac
c
os byddant yn cydsynio, ganiatáu i’r OCPh gyf-weld yn breifat ag unrhyw blant, rhieni (neu bersonau a chanddynt gyfrifoldeb rhiant) neu berthnasau, neu bersonau sy’n gweithio yn y gwasanaeth.
5
Rhaid i hysbysiad o dan y rheoliad hwn—
a
cynnwys manylion—
i
amgylchiadau’r farwolaeth;
ii
y personau, y cyrff neu’r sefydliadau eraill (os oes rhai) y mae’r darparwr gwasanaeth wedi eu hysbysu neu’n bwriadu eu hysbysu; a
iii
unrhyw gamau gweithredu y mae’r darparwr gwasanaeth wedi eu cymryd neu’n bwriadu eu cymryd o ganlyniad i’r farwolaeth;
b
cael ei wneud neu ei gadarnhau yn ysgrifenedig.
6
Yn y rheoliad hwn, mae cyfeiriadau at yr OCPh yn cynnwys person sydd wedi ei benodi gan, neu sy’n gweithio ar ran, yr OCPh at ddibenion ymchwiliad o dan baragraff (2).
Gwrthdaro buddiannau (gan gynnwys gwaharddiadau)I563
1
Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau effeithiol yn eu lle i nodi, cofnodi a rheoli achosion posibl o wrthdaro buddiannau.
2
Rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau nad yw person a chanddo fuddiant ariannol ym mherchnogaeth gwasanaeth cartref gofal yn gweithredu fel ymarferydd meddygol ar gyfer unrhyw unigolyn y darperir y gwasanaeth hwnnw ar ei gyfer.
Polisi a gweithdrefn gwynoI664
1
Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael polisi cwyno yn ei le a sicrhau bod y gwasanaeth yn cael ei weithredu yn unol â’r polisi hwnnw.
2
Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau effeithiol yn eu lle ar gyfer ymdrin â chwynion gan gynnwys trefniadau ar gyfer—
a
nodi cwynion ac ymchwilio iddynt;
b
rhoi ymateb priodol i berson sy’n gwneud cwyn, os yw’n rhesymol ymarferol cysylltu â’r person hwnnw;
c
sicrhau bod camau gweithredu priodol yn cael eu cymryd yn dilyn ymchwiliad;
d
cadw cofnodion sy’n ymwneud â’r materion yn is-baragraffau (a) i (c).
3
Rhaid i’r darparwr gwasanaeth ddarparu crynodeb o gwynion, ymatebion a chamau gweithredu dilynol i’r rheoleiddiwr gwasanaethau o fewn 28 o ddiwrnodau i gael cais i wneud hynny.
4
Rhaid i’r darparwr gwasanaeth—
a
dadansoddi gwybodaeth sy’n ymwneud â chwynion a phryderon; a
b
rhoi sylw i’r dadansoddiad hwnnw, gan nodi unrhyw feysydd i’w gwella.
Chwythu’r chwibanI765
1
Rhaid i’r darparwr gwasanaeth gael trefniadau yn eu lle i sicrhau bod pob person sy’n gweithio yn y gwasanaeth (gan gynnwys unrhyw berson y caniateir iddo weithio fel gwirfoddolwr) yn gallu codi pryderon am faterion a all effeithio’n andwyol ar iechyd, diogelwch neu lesiant unigolion y darperir y gwasanaeth ar eu cyfer.
2
Rhaid i’r trefniadau hyn gynnwys—
a
cael polisi chwythu’r chwiban yn ei le a gweithredu yn unol â’r polisi hwnnw, a
b
sefydlu trefniadau i alluogi a chefnogi pobl sy’n gweithio yn y gwasanaeth i godi pryderon o’r fath.
3
Rhaid i’r darparwr sicrhau bod y trefniadau sy’n ofynnol o dan y rheoliad hwn yn cael eu gweithredu’n effeithiol.
4
Pan godir pryder, rhaid i’r darparwr gwasanaeth sicrhau—
a
yr ymchwilir i’r pryder;
b
y cymerir camau priodol yn dilyn ymchwiliad;
c
y cedwir cofnod o’r ddau bwynt uchod.