RHAN 4DULL RHEOLI ASIANTAETHAU

Trefniadau ar gyfer amddiffyn plant16

1

Rhaid i'r person cofrestredig, o ran asiantaeth sy'n darparu gwasanaethau cymorth mabwysiadu, baratoi a gweithredu polisi ysgrifenedig sydd —

a

wedi'i fwriadu i amddiffyn plant sy'n cael gwasanaethau cymorth mabwysiadu gan yr asiantaeth rhag cael eu cam-drin neu eu hesgeuluso; a

b

yn nodi'r weithdrefn sydd i'w dilyn os bydd unrhyw honiad o gamdriniaeth neu esgeulustod.

2

Rhaid i'r weithdrefn o dan baragraff (1)(b) ddarparu'n benodol ar gyfer —

a

cydgyswllt a chydweithrediad ag unrhyw awdurdod lleol sy'n gwneud, neu a all fod yn gwneud, ymholiadau amddiffyn plant ynglŷn â'r plentyn;

b

cofnodion ysgrifenedig sydd i'w cadw am unrhyw honiad o gamdriniaeth neu esgeulustod a'r camau a gymerwyd mewn ymateb i hynny; ac

c

trefniadau sydd i'w gwneud ar gyfer personau sy'n gweithio at ddibenion yr asiantaeth ac oedolion a phlant y mae'r asiantaeth wedi darparu iddynt wasanaethau cymorth mabwysiadu er mwyn iddynt gael mynediad i wybodaeth a fyddai'n eu galluogi i gysylltu —

i

â'r awdurdod lleol y mae'r asiantaeth wedi'i lleoli yn ei ardal ac unrhyw awdurdod lleol arall y mae'r asiantaeth yn darparu gwasanaethau cymorth mabwysiadu i blentyn ar ei ran, a

ii

â'r awdurdod cofrestru,

ynghylch unrhyw bryder am les neu ddiogelwch unrhyw blentyn.

3

Yn y rheoliad hwn ystyr “ymholiadau amddiffyn plant” yw unrhyw ymholiadau sy'n cael eu gwneud gan awdurdod lleol wrth iddo arfer unrhyw un o'i swyddogaethau a roddwyd iddo gan neu o dan Ddeddf Plant 19897 ynglyn ag amddiffyn plant.

Darparu gwasanaethau17

Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau bod gwasanaethau cymorth mabwysiadu a ddarperir i unrhyw berson fel rhan o asesiad awdurdod lleol yn briodol i'r angen am wasanaethau o'r fath fel y'i nodir drwy'r asesiad hwnnw a gynhelir gan awdurdod lleol.

Cofnodion ynglyn â gwasanaethau18

1

Rhaid i'r person cofrestredig gadw'r cofnodion canlynol a'u cadw'n gyfoes, gan ddangos ar gyfer pob person y mae'r asiantaeth yn darparu gwasanaethau cymorth mabwysiadu iddo —

a

enw llawn;

b

dyddiad geni;

c

a yw'r person:

i

yn blentyn y caniateir ei fabwysiadu, yn rhiant neu'n warcheidwad iddo;

ii

yn berson sy'n dymuno mabwysiadu plentyn;

iii

yn berson sydd wedi'i fabwysiadu, ei riant, rhiant naturiol, cyn warcheidwad neu'n berson perthynol;

ch

disgrifiad o'r gwasanaethau y gofynnwyd amdanynt;

d

disgrifiad o'r anghenion fel y'u haseswyd gan awdurdod lleol;

dd

disgrifiad o'r gwasanaethau a ddarparwyd;

e

a yw'r gwasanaethau yn cael eu darparu ar ran awdurdod lleol o dan reoliadau a wnaed o dan adran 3(4)(b) o Ddeddf 2002.

2

Rhaid i'r cofnodion a bennir ym mharagraff (1) gael eu cadw am o leiaf bymtheg a thrigain o flynyddoedd o ddyddiad y cofnod diwethaf.

Cwynion19

1

Rhaid i'r person cofrestredig sefydlu gweithdrefn ysgrifenedig (y cyfeirir ati yn y Rheoliadau hyn fel “y weithdrefn gwynion”) ar gyfer ystyried cwynion a wneir gan neu ar ran unrhyw berson sydd wedi gofyn am wasanaethau cymorth mabwysiadu, neu y mae'r asiantaeth wedi'u darparu iddynt.

2

Yn benodol, rhaid i'r weithdrefn gwynion ddarparu —

a

cyfle i ddatrys cwyn yn gynnar drwy ddull anffurfiol;

b

na chaiff unrhyw berson sy'n wrthrych cwyn gymryd rhan yn y broses o'i hystyried ac eithrio, os bydd y person cofrestredig yn barnu bod hynny'n briodol, yn ystod cyfnod datrys y gwyn yn anffurfiol yn unig;

c

ar gyfer ymdrin â chwynion am y person cofrestredig; ac

ch

yn achos asiantaeth sy'n darparu gwasanaethau cymorth mabwysiadu i blant, bod cwynion i'w gwneud gan berson sy'n gweithredu ar ran plentyn.

3

Rhaid i'r person cofrestredig ddarparu copi o'r weithdrefn gwynion i bob person sy'n gweithio at ddibenion yr asiantaeth ac, os gofynnir iddo wneud hynny, rhaid iddo ddarparu copi o'r weithdrefn i unrhyw berson a grybwyllir ym mharagraff (1) neu i unrhyw berson sy'n gweithio ar ran plentyn.

4

Rhaid i'r copi o'r weithdrefn gwynion a ddarparwyd o dan baragraff (3) gynnwys —

a

enw, cyfeiriad a Rhif ffôn yr awdurdod cofrestru; a

b

manylion y weithdrefn (os oes un) yr hysbyswyd y person cofrestredig ohoni gan yr awdurdod cofrestru ar gyfer gwneud cwynion i'r awdurdod cofrestru sy'n ymwneud â'r asiantaeth.

Cwynion — gofynion pellach20

1

Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau bod ymchwiliad llawn yn cael ei gynnal i unrhyw gŵyn a wneir o dan y weithdrefn gŵynion.

2

I'r graddau y mae'n rhesymol ymarferol, rhaid i'r person cofrestredig, o fewn cyfnod o 20 o ddiwrnodau gwaith gan ddechrau ar y dyddiad y mae'r asiantaeth yn cael y gŵyn, hysbysu'r achwynydd o'r camau (os oes rhai) sydd i'w cymryd mewn ymateb i'r gŵyn.

3

Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau bod cofnod ysgrifenedig yn cael ei wneud o unrhyw gŵyn, gan gynnwys manylion yr ymchwiliad a gynhaliwyd, y canlyniad ac unrhyw gamau a gymerwyd o ganlyniad i hynny.

4

Rhaid i'r person cofrestredig gymryd pob cam rhesymol i sicrhau —

a

bod plant yn cael eu galluogi i wneud cwyn; a

b

na fydd unrhyw berson yn wrthrych unrhyw ddial gan yr asiantaeth am wneud cwyn.

5

Rhaid i'r person cofrestredig ddarparu i'r awdurdod cofrestru, os bydd yr awdurdod yn gofyn amdano, ddatganiad sy'n cynnwys crynodeb o unrhyw gwynion a wnaed yn ystod y 12 mis blaenorol a'r camau a gymerwyd mewn ymateb i hynny.

Staffio'r asiantaeth21

1

Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau, o ystyried —

a

maint yr asiantaeth a'i ddatganiad o ddiben, a

b

yr angen i ddiogelu a hyrwyddo iechyd a lles y plant y mae'r asiantaeth yn darparu gwasanaethau cymorth mabwysiadu iddynt,

y bydd nifer digonol o bersonau gyda chymwysterau, medrau a phrofiad addas yn gweithio at ddibenion yr asiantaeth.

Ffitrwydd y gweithwyr22

1

Rhaid i'r person cofrestredig beidio â gwneud y canlynol —

a

cyflogi person i weithio at ddibenion yr asiantaeth oni bai bod y person hwnnw yn ffit i weithio at ddibenion yr asiantaeth; neu

b

caniatáu i berson sy'n cael ei gyflogi gan berson heblaw'r darparydd cofrestredig weithio at ddibenion yr asiantaeth oni bai bod y person hwnnw yn ffit i weithio at ddibenion yr asiantaeth.

2

At ddibenion paragraff (1), nid yw person yn ffit i weithio at ddibenion asiantaeth oni bai —

a

bod y person yn addas o ran ei onestrwydd a'i gymeriad da;

b

bod gan y person y cymwysterau, y sgiliau, y cymhwysedd a'r profiad sy'n angenrheidiol i'r gwaith y mae i'w gyflawni;

c

bod y person yn ffit yn gorfforol ac yn feddyliol i wneud y gwaith y mae i'w gyflawni; ac

ch

bod gwybodaeth lawn a boddhaol ynglŷn â'r person ar gael o ran pob un o'r materion a bennir yn Atodlen 2.

Cyflogi staff23

1

Rhaid i'r person cofrestredig —

a

sicrhau bod bob penodiad parhaol o staff sy'n cael eu cyflogi at ddibenion yr asiantaeth yn amodol ar gwblhau cyfnod prawf yn foddhaol; a

b

darparu disgrifiad swydd sy'n amlinellu eu cyfrifoldebau i bob cyflogai.

2

Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau bod bob person sy'n cael ei gyflogi gan yr asiantaeth —

a

yn cael ei hyfforddi, ei oruchwylio a'i werthuso'n briodol; a

b

yn cael ei alluogi o dro i dro i ennill cymwysterau pellach sy'n briodol i'r gwaith y mae'n ei gyflawni.

Gweithdrefn disgyblu staff24

1

Rhaid i'r person cofrestredig weithredu gweithdrefn ddisgyblu sydd, yn benodol —

a

yn darparu ar gyfer gwahardd cyflogai dros dro pan fo angen er diogelwch neu les y personau y mae'r asiantaeth yn darparu gwasanaethau cymorth mabwysiadu iddynt;

b

yn darparu bod y methiant ar ran cyflogai i hysbysu person priodol o ddigwyddiad cam-drin, neu ddigwyddiad lle'r amheuir bod plentyn wedi'i gam-drin yn sail ar gyfer cychwyn achos disgyblu.

2

At ddibenion paragraff (1)(b), mae person priodol yn un o'r canlynol —

a

y person cofrestredig;

b

un o swyddogion yr awdurdod cofrestru;

c

un o swyddogion yr heddlu;

ch

un o swyddogion y Gymdeithas Genedlaethol er Atal Creulondeb i Blant; a

d

un o swyddogion yr awdurdod lleol y mae'r asiantaeth wedi'i lleoli yn ei ardal.

Cofnodion ynglyn â staff25

1

Rhaid i'r person cofrestredig gadw'r cofnodion a bennir yn Atodlen 3, a'u cadw'n gyfoes.

2

Rhaid cadw'r cofnodion y cyfeiriwyd atynt ym mharagraff (1) am 15 mlynedd o leiaf o ddyddiad y cofnod diwethaf.

Ffitrwydd y fangre26

1

Rhaid i'r person cofrestredig beidio â defnyddio'r fangre at ddibenion yr asiantaeth onid yw'r fangre yn addas at ddibenion cyflawni'r nodau a'r amcanion a nodir yn natganiad o ddiben yr asiantaeth.

2

Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau —

a

bod trefniadau diogelwch digonol yn y fangre, yn benodol bod cyfleusterau diogel ar gyfer storio cofnodion; a

b

bod unrhyw gofnodion nad ydynt, am unrhyw reswm, ar y fangre, yn cael eu cadw, serch hynny, o dan amodau diogelwch priodol.