Rheoliadau Asiantaethau Mabwysiadu (Cymru) 2005

RHAN 7 COFNODION

Storio cofnodion achos

40.   Rhaid i'r asiantaeth fabwysiadu sicrhau bod y cofnodion achos a drefnwyd yn unol â rheoliadau 12 neu 22 o ran plentyn neu ddarpar fabwysiadydd a bod cynnwys y cofnodion achos hynny bob amser yn cael eu cadw mewn cyflwr diogel ac yn benodol bod mesurau priodol yn cael eu cymryd i rwystro'r cofnodion achos rhag cael eu lladrata, rhag datgelu nas awdurdodwyd, rhag colled neu ddistryw neu niwed iddynt neu i'w cynnwys.

Cadw cofnodion achos

41.   Pan wneir gorchymyn mabwysiadu ynglyn â phlentyn rhaid i'r asiantaeth fabwysiadu gadw'r holl gofnodion achos a luniwyd yn unol â rheoliadau 12 neu 22 am 100 mlynedd o leiaf. Mewn unrhyw achos arall rhaid i'r asiantaeth gadw'r cofnodion achos am y cyfnod hwnnw y mae'n ystyried ei fod yn briodol.

Cyfrinachedd cofnodion achos

42.   Yn ddarostyngedig i reoliad 43, rhaid i'r asiantaeth fabwysiadu drin unrhyw wybodaeth a geir, neu adroddiadau neu argymhellion neu benderfyniadau a wneir yn rhinwedd y Rheoliadau hyn yn gyfrinachol.

Mynediad at gofnodion achos a datgelu gwybodaeth

43.—( 1) Yn ddarostyngedig i baragraff (3), rhaid i'r asiantaeth fabwysiadu ddarparu'r mynediad hwnnw at ei chofnodion achos a datgelu'r wybodaeth honno sydd yn ei meddiant, y gallai fod ei hangen —

(a) i'r sawl sy'n cynnal ymchwiliad o dan adran 81 o Ddeddf 1989 (ymchwiliadau) neu adran 17 o'r Ddeddf (ymchwiliadau) at ddibenion ymchwiliad o'r fath;

(b) i Gynulliad Cenedlaethol Cymru;

(c) yn ddarostyngedig i ddarpariaethau adran 74(5) o Ddeddf Safonau Gofal 2000 (datgeliad), i Gomisiynydd Plant Cymru at ddibenion unrhyw archwiliad a gynhelir yn unol â Rhan V o'r Ddeddf honno;

(ch) yn ddarostyngedig i ddarpariaethau adrannau 29(7) a 32(3) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1974 (ymchwiliadau a datgeliad), i Gomisiynydd Gweinyddiaeth Leol yng Nghymru, at ddibenion unrhyw ymchwiliad a gynhelir yn unol â Rhan III o'r Ddeddf honno;

(d) i unrhyw berson a benodwyd gan yr asiantaeth fabwysiadu at ddibenion ystyriaeth gan yr asiantaeth o unrhyw sylwadau (gan gynnwys cwynion);

(dd) i'r personau a'r awdurdodau gan y Rheoliadau hyn ac i'r graddau a bennir yn y Rheoliadau hyn;

(e) i swyddog achosion teuluol ar gyfer Cymru neu swyddog o CAFCASS at ddibenion cyflawni dyletswyddau'r swyddog o dan y Ddeddf;

(f) i lys y mae ganddo bŵer i wneud gorchymyn o dan y Ddeddf neu o dan Ddeddf 1989.

(2) Yn ddarostyngedig i baragraff (3), caiff yr asiantaeth fabwysiadu ddarparu'r mynediad hwnnw a datgelu'r wybodaeth honno sydd yn ei meddiant, fel y gwêl yn dda at ddibenion cyflawni ei swyddogaethau fel asiantaeth fabwysiadu.

(3) Rhaid i'r asiantaeth fabwysiadu gadw cofnod ysgrifenedig o unrhyw fynediad a ddarperir neu ddatgeliad a roir yn rhinwedd y rheoliad hwn.

Trosglwyddo cofnodion achos

44.—( 1) Yn ddarostyngedig i baragraff (4), caiff yr asiantaeth fabwysiadu drosglwyddo copi o gofnod achos (neu ran ohono) i asiantaeth fabwysiadu arall pan fydd o'r farn fod hyn er lles plentyn neu ddarpar fabwysiadydd y mae'r cofnod yn ymwneud ag ef, a rhaid cadw cofnod ysgrifenedig o unrhyw drosglwyddiad o'r fath.

(2) Yn ddarostyngedig i baragraff (4), rhaid i gymdeithas fabwysiadu gofrestredig sy'n bwriadu peidio â gweithredu neu beidio â bod yn gymdeithas fabwysiadu gofrestredig drosglwyddo ar unwaith naill ai ei chofnodion achos i asiantaeth fabwysiadu arall ar ôl cael cymeradwyaeth yr awdurdod cofrestru ar gyfer trosglwyddiad o'r fath neu drosglwyddo ei chofnodion achos —

(a) i'r awdurdod lleol y lleolir prif swyddfa'r gymdeithas yn ei ardal; neu

(b) yn achos cymdeithas sy'n cyfuno â chymdeithas fabwysiadu gofrestredig arall i ffurfio cymdeithas fabwysiadu gofrestredig newydd, i'r corff newydd hwnnw.

(3) Os yw cymdeithas fabwysiadu gofrestredig yn bwriadu peidio â darparu ar gyfer mabwysiadu plant ond ei bod wedi'i chofrestru i ddarparu gwasanaethau cymorth mabwysiadu caiff gadw ei holl gofnodion achos ar ôl cael yn gyntaf gymeradwyaeth yr awdurdod cofrestru yn ysgrifenedig ar gyfer eu cadw.

(4) Rhaid i'r asiantaeth fabwysiadu y trosglwyddir cofnodion achos iddi yn rhinwedd paragraff (2)(a) neu (b) hysbysu'r awdurdod cofrestru yn ysgrifenedig o'r cyfryw drosglwyddiad.

Cymhwyso rheoliadau 41 i 43

45.   Nid yw rheoliadau 41 i 43 yn gymwys i gofnodion achos sy'n ddarostyngedig i'r rheoliadau a wneir o dan adrannau 56 i 68 o'r Ddeddf.