Rheoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2011

Rheoliad 23(1), (3)

ATODLEN 3

RHAN 1 Y cyfnod y mae'n rhaid dal gafael ar Gofnodion Meddygol

Math o glaf	Cyfnod dal gafael lleiaf
(a) Claf a oedd o dan 17 oed ar y dyddiad pan ddaeth y driniaeth y mae'r cofnodion yn cyfeirio ati i ben.	Hyd at ben-blwydd y claf yn 25
(b) Claf a oedd yn 17 oed ar y dyddiad pan ddaeth y driniaeth y mae'r cofnodion yn cyfeirio ati i ben.	Hyd at ben-blwydd y claf yn 26
(c) Claf a fu farw cyn cyrraedd 18 oed	Cyfnod o 8 mlynedd sy'n dechrau ar ddyddiad marwolaeth y claf
(ch) Claf a dderbyniodd driniaeth am anhwylder meddwl yn ystod y cyfnod y cyfeirir ato yn y cofnodion	Cyfnod o 20 mlynedd sy'n dechrau ar ddyddiad yr eitem olaf yn y cofnod
(d) Claf a dderbyniodd driniaeth ar gyfer anhwylder meddwl yn ystod y cyfnod y cyfeirir ato yn y cofnodion ac a fu farw tra'n derbyn y driniaeth honno	Cyfnod o 8 mlynedd sy'n dechrau ar ddyddiad marwolaeth y claf
(dd) Claf y mae ei gofnodion yn ymwneud â thriniaeth gan ymarferydd cyffredinol	Cyfnod o 10 mlynedd sy'n dechrau ar ddyddiad yr eitem olaf yn y cofnod
(e) Claf a gafodd drawsblaniad organ	Cyfnod o 11 mlynedd sy'n dechrau ar ddyddiad marwolaeth y claf neu ei ryddhau, pa un bynnag yw'r cynharaf
(f) Cleifion sy'n cymryd rhan mewn treialon clinigol	Cyfnod o 15 mlynedd sy'n dechrau ar ddyddiad cwblhau'r driniaeth
(ff) Pob achos arall	Cyfnod o 8 mlynedd sy'n dechrau ar ddyddiad yr eitem olaf yn y cofnod

RHAN 11 Cofnodion sydd i'w cynnal ar gyfer Arolygu

1.   Cofrestr o'r cleifion, sy'n cynnwys—

(a) enw, cyfeiriad, rhif teleffon, dyddiad geni a statws priodasol neu bartneriaeth sifil pob claf;

(b) enw, cyfeiriad a rhif teleffon perthynas agosaf y claf neu unrhyw berson a awdurdodir gan y claf i weithredu ar ran y claf;

(c) enw, cyfeiriad a rhif teleffon ymarferydd cyffredinol y claf;

(ch) pan fo'r claf yn blentyn, enw a chyfeiriad yr ysgol lle mae'r plentyn yn ddisgybl, neu lle bu'n ddisgybl cyn ei dderbyn i sefydliad;

(d) pan fo claf wedi ei dderbyn i warcheidiaeth o dan Ddeddf Iechyd Meddwl 1983, enw, cyfeiriad a rhif teleffon y gwarcheidwad;

(dd) enw a chyfeiriad unrhyw gorff a drefnodd bod y claf yn cael ei dderbyn neu a drefnodd ei driniaeth;

(e) y dyddiad y derbyniwyd y claf i sefydliad, neu y cafodd y driniaeth a ddarparwyd at ddibenion sefydliad neu at ddibenion asiantaeth am y tro cyntaf;

(f) natur y driniaeth a gafodd y claf, neu y'i derbyniwyd ar ei chyfer;

(ff) os bu'r claf yn glaf mewnol mewn ysbyty annibynnol, y dyddiad y'i rhyddhawyd;

(g) os trosglwyddwyd y claf i ysbyty (gan gynnwys ysbyty gwasanaeth iechyd), dyddiad y trosglwyddiad, y rhesymau dros y trosglwyddiad ac enw'r ysbyty y trosglwyddwyd y claf iddo;

(h) os bydd farw'r claf tra mewn sefydliad neu yn ystod triniaeth a ddarperir at ddibenion sefydliad neu asiantaeth, dyddiad, amser ac achos ei farwolaeth.

2.   Cofrestr o'r holl driniaethau llawfeddygol a gyflawnir mewn sefydliad, sy'n cynnwys—

(a) enw'r claf y cyflawnwyd y llawdriniaeth arno;

(b) natur y weithdrefn lawdriniaethol a'r dyddiad y digwyddodd;

(c) enw'r ymarferydd meddygol neu'r deintydd a gyflawnodd y llawdriniaeth;

(ch) enw'r anesthetydd a oedd yn bresennol;

(d) enw a llofnod y person a oedd yn gyfrifol am wirio bod pob nodwydd, swab a chyfarpar a ddefnyddiwyd yn y llawdriniaeth wedi'u cymryd yn ôl o'r claf;

(dd) manylion pob dyfais feddygol a fewnblannwyd yn y claf, ac eithrio pan olygai hynny ddatgelu gwybodaeth yn groes i ddarpariaethau adran 33A(1)(e), (f) ac (g) o Ddeddf Ffrwythloni Dynol ac Embryoleg 1990(1) (datgelu gwybodaeth).

3.   Cofrestr o bob cyfarpar mecanyddol a thechnegol a ddefnyddir at ddibenion triniaethau a ddarperir gan y sefydliad, sy'n cynnwys—

(a) dyddiad prynu'r cyfarpar;

(b) dyddiad gosod y cyfarpar;

(c) manylion cynnal a chadw'r cyfarpar a'r dyddiadau pan wnaed gwaith cynnal a chadw.

4.   Cofrestr o bob digwyddiad y mae'n rhaid hysbysu'r awdurdod cofrestru ohonynt yn unol â rheoliadau 29 a 30.

5.   Cofnod o'r shifftiau rota a drefnwyd ar gyfer pob cyflogai a chofnod o'r oriau a weithiodd bob person mewn gwirionedd.

6.   Cofnod o bob person a gyflogir yn y sefydliad neu at ddibenion y sefydliad neu at ddiben yr asiantaeth, a rhaid i'r cofnod hwnnw gynnwys y materion canlynol mewn perthynas ag unigolyn a ddisgrifir yn rheoliad 21(1)—

(a) enw a dyddiad geni y person;

(b) manylion swydd y person yn y sefydliad;

(c) dyddiadau ei gyflogaeth; ac

(ch) yn achos proffesiynolyn gofal iechyd, manylion ei gymwysterau proffesiynol perthnasol a chofrestriad y person gyda'r corff rheoleiddiol proffesiynol perthnasol.

(1)

1990 p.37.