RHAN IISEFYDLU'R WEITHDREFN GWYNION
Dyletswydd i sefydlu gweithdrefn gwynion
4. Rhaid i bob awdurdod lleol wneud trefniadau yn unol â'r rheoliadau hyn ar gyfer ymdrin â chwynion a'u hystyried a rhaid i'r trefniadau fod yn ysgrifenedig.
Uwch-swyddog â chyfrifoldeb am gwynion
5. Rhaid i bob awdurdod lleol ddynodi uwch-swyddog i fod yn gyfrifol am geisio sicrhau y cydymffurfir â'r trefniadau a wneir gan yr awdurdod lleol o dan y Rheoliadau hyn.
Swyddog cwynion
6.—(1) Rhaid i bob awdurdod lleol benodi person, y cyfeirir ato yn y Rheoliadau hyn fel swyddog cwynion, i reoli'r gweithdrefnau ar gyfer ymdrin â chwynion a'u hystyried ac yn benodol—
(a)i gyflawni swyddogaethau'r swyddog cwynion o dan y Rheoliadau hyn;
(b)i gyflawni unrhyw swyddogaethau eraill mewn perthynas â chwynion y bydd yr awdurdod lleol yn eu mynnu; ac
(c)i gydweithredu ag unrhyw bersonau neu gyrff eraill a fydd yn angenrheidiol er mwyn ymchwilio i gwyn a phenderfynu arni.
(2) Caiff unrhyw berson a awdurdodir gan yr awdurdod lleol i weithredu ar ran y swyddog cwynion gyflawni swyddogaethau'r swyddog cwynion.
(3) Caniateir i'r swyddog cwynion—
(a)bod yn berson nad yw'n un o gyflogeion yr awdurdod lleol; a
(b)cael ei benodi'n swyddog cwynion ar gyfer mwy nag un corff.
Cyhoeddusrwydd
7.—(1) Rhaid i bob awdurdod lleol sicrhau y rhoddir cyhoeddusrwydd effeithiol i'w drefniadau cwynion.
(2) Rhaid i bob awdurdod lleol gymryd pob cam rhesymol i sicrhau yr hysbysir defnyddwyr y gwasanaeth a'u gofalwyr, os oes yna rai, o'i drefniadau, o enw ei swyddog cwynion ac o'r cyfeiriad lle y gellir cysylltu â'r swyddog cwynion.
(3) Rhaid rhoi copi o'r trefniadau a wneir o dan reoliad 3, yn rhad ac am ddim, i unrhyw berson sy'n gofyn am un.
(4) Rhaid i bob awdurdod lleol gymryd pob cam rhesymol i ddarparu copi o'i drefniadau ar unrhyw ffurf a fynnir gan ddefnyddiwr y gwasanaeth neu gan berson arall sy'n gwneud cwyn ar ran defnyddiwr y gwasanaeth.
Gwybodaeth a hyfforddiant ar gyfer staff
8. Rhaid i bob awdurdod lleol sicrhau yr hysbysir ei staff ynghylch y modd y gweithredir y weithdrefn gwynion ac y cânt eu hyfforddi i'w gweithredu.