16.—(1) Rhaid i'r person cofrestredig, o ran asiantaeth sy'n darparu gwasanaethau cymorth mabwysiadu, baratoi a gweithredu polisi ysgrifenedig sydd —
(a)wedi'i fwriadu i amddiffyn plant sy'n cael gwasanaethau cymorth mabwysiadu gan yr asiantaeth rhag cael eu cam-drin neu eu hesgeuluso; a
(b)yn nodi'r weithdrefn sydd i'w dilyn os bydd unrhyw honiad o gamdriniaeth neu esgeulustod.
(2) Rhaid i'r weithdrefn o dan baragraff (1)(b) ddarparu'n benodol ar gyfer —
(a)cydgyswllt a chydweithrediad ag unrhyw awdurdod lleol sy'n gwneud, neu a all fod yn gwneud, ymholiadau amddiffyn plant ynglŷn â'r plentyn;
(b)cofnodion ysgrifenedig sydd i'w cadw am unrhyw honiad o gamdriniaeth neu esgeulustod a'r camau a gymerwyd mewn ymateb i hynny; ac
(c)trefniadau sydd i'w gwneud ar gyfer personau sy'n gweithio at ddibenion yr asiantaeth ac oedolion a phlant y mae'r asiantaeth wedi darparu iddynt wasanaethau cymorth mabwysiadu er mwyn iddynt gael mynediad i wybodaeth a fyddai'n eu galluogi i gysylltu —
(i)â'r awdurdod lleol y mae'r asiantaeth wedi'i lleoli yn ei ardal ac unrhyw awdurdod lleol arall y mae'r asiantaeth yn darparu gwasanaethau cymorth mabwysiadu i blentyn ar ei ran, a
(ii)â'r awdurdod cofrestru,
ynghylch unrhyw bryder am les neu ddiogelwch unrhyw blentyn.
(3) Yn y rheoliad hwn ystyr “ymholiadau amddiffyn plant” yw unrhyw ymholiadau sy'n cael eu gwneud gan awdurdod lleol wrth iddo arfer unrhyw un o'i swyddogaethau a roddwyd iddo gan neu o dan Ddeddf Plant 1989(1) ynglyn ag amddiffyn plant.
17. Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau bod gwasanaethau cymorth mabwysiadu a ddarperir i unrhyw berson fel rhan o asesiad awdurdod lleol yn briodol i'r angen am wasanaethau o'r fath fel y'i nodir drwy'r asesiad hwnnw a gynhelir gan awdurdod lleol.
18.—(1) Rhaid i'r person cofrestredig gadw'r cofnodion canlynol a'u cadw'n gyfoes, gan ddangos ar gyfer pob person y mae'r asiantaeth yn darparu gwasanaethau cymorth mabwysiadu iddo —
(a)enw llawn;
(b)dyddiad geni;
(c)a yw'r person:
(i)yn blentyn y caniateir ei fabwysiadu, yn rhiant neu'n warcheidwad iddo;
(ii)yn berson sy'n dymuno mabwysiadu plentyn;
(iii)yn berson sydd wedi'i fabwysiadu, ei riant, rhiant naturiol, cyn warcheidwad neu'n berson perthynol;
(ch)disgrifiad o'r gwasanaethau y gofynnwyd amdanynt;
(d)disgrifiad o'r anghenion fel y'u haseswyd gan awdurdod lleol;
(dd)disgrifiad o'r gwasanaethau a ddarparwyd;
(e)a yw'r gwasanaethau yn cael eu darparu ar ran awdurdod lleol o dan reoliadau a wnaed o dan adran 3(4)(b) o Ddeddf 2002.
(2) Rhaid i'r cofnodion a bennir ym mharagraff (1) gael eu cadw am o leiaf bymtheg a thrigain o flynyddoedd o ddyddiad y cofnod diwethaf.
19.—(1) Rhaid i'r person cofrestredig sefydlu gweithdrefn ysgrifenedig (y cyfeirir ati yn y Rheoliadau hyn fel “y weithdrefn gwynion”) ar gyfer ystyried cwynion a wneir gan neu ar ran unrhyw berson sydd wedi gofyn am wasanaethau cymorth mabwysiadu, neu y mae'r asiantaeth wedi'u darparu iddynt.
(2) Yn benodol, rhaid i'r weithdrefn gwynion ddarparu —
(a)cyfle i ddatrys cwyn yn gynnar drwy ddull anffurfiol;
(b)na chaiff unrhyw berson sy'n wrthrych cwyn gymryd rhan yn y broses o'i hystyried ac eithrio, os bydd y person cofrestredig yn barnu bod hynny'n briodol, yn ystod cyfnod datrys y gwyn yn anffurfiol yn unig;
(c)ar gyfer ymdrin â chwynion am y person cofrestredig; ac
(ch)yn achos asiantaeth sy'n darparu gwasanaethau cymorth mabwysiadu i blant, bod cwynion i'w gwneud gan berson sy'n gweithredu ar ran plentyn.
(3) Rhaid i'r person cofrestredig ddarparu copi o'r weithdrefn gwynion i bob person sy'n gweithio at ddibenion yr asiantaeth ac, os gofynnir iddo wneud hynny, rhaid iddo ddarparu copi o'r weithdrefn i unrhyw berson a grybwyllir ym mharagraff (1) neu i unrhyw berson sy'n gweithio ar ran plentyn.
(4) Rhaid i'r copi o'r weithdrefn gwynion a ddarparwyd o dan baragraff (3) gynnwys —
(a)enw, cyfeiriad a Rhif ffôn yr awdurdod cofrestru; a
(b)manylion y weithdrefn (os oes un) yr hysbyswyd y person cofrestredig ohoni gan yr awdurdod cofrestru ar gyfer gwneud cwynion i'r awdurdod cofrestru sy'n ymwneud â'r asiantaeth.
20.—(1) Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau bod ymchwiliad llawn yn cael ei gynnal i unrhyw gŵyn a wneir o dan y weithdrefn gŵynion.
(2) I'r graddau y mae'n rhesymol ymarferol, rhaid i'r person cofrestredig, o fewn cyfnod o 20 o ddiwrnodau gwaith gan ddechrau ar y dyddiad y mae'r asiantaeth yn cael y gŵyn, hysbysu'r achwynydd o'r camau (os oes rhai) sydd i'w cymryd mewn ymateb i'r gŵyn.
(3) Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau bod cofnod ysgrifenedig yn cael ei wneud o unrhyw gŵyn, gan gynnwys manylion yr ymchwiliad a gynhaliwyd, y canlyniad ac unrhyw gamau a gymerwyd o ganlyniad i hynny.
(4) Rhaid i'r person cofrestredig gymryd pob cam rhesymol i sicrhau —
(a)bod plant yn cael eu galluogi i wneud cwyn; a
(b)na fydd unrhyw berson yn wrthrych unrhyw ddial gan yr asiantaeth am wneud cwyn.
(5) Rhaid i'r person cofrestredig ddarparu i'r awdurdod cofrestru, os bydd yr awdurdod yn gofyn amdano, ddatganiad sy'n cynnwys crynodeb o unrhyw gwynion a wnaed yn ystod y 12 mis blaenorol a'r camau a gymerwyd mewn ymateb i hynny.
21.—(1) Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau, o ystyried —
(a)maint yr asiantaeth a'i ddatganiad o ddiben, a
(b)yr angen i ddiogelu a hyrwyddo iechyd a lles y plant y mae'r asiantaeth yn darparu gwasanaethau cymorth mabwysiadu iddynt,
y bydd nifer digonol o bersonau gyda chymwysterau, medrau a phrofiad addas yn gweithio at ddibenion yr asiantaeth.
22.—(1) Rhaid i'r person cofrestredig beidio â gwneud y canlynol —
(a)cyflogi person i weithio at ddibenion yr asiantaeth oni bai bod y person hwnnw yn ffit i weithio at ddibenion yr asiantaeth; neu
(b)caniatáu i berson sy'n cael ei gyflogi gan berson heblaw'r darparydd cofrestredig weithio at ddibenion yr asiantaeth oni bai bod y person hwnnw yn ffit i weithio at ddibenion yr asiantaeth.
(2) At ddibenion paragraff (1), nid yw person yn ffit i weithio at ddibenion asiantaeth oni bai —
(a)bod y person yn addas o ran ei onestrwydd a'i gymeriad da;
(b)bod gan y person y cymwysterau, y sgiliau, y cymhwysedd a'r profiad sy'n angenrheidiol i'r gwaith y mae i'w gyflawni;
(c)bod y person yn ffit yn gorfforol ac yn feddyliol i wneud y gwaith y mae i'w gyflawni; ac
(ch)bod gwybodaeth lawn a boddhaol ynglŷn â'r person ar gael o ran pob un o'r materion a bennir yn Atodlen 2.
23.—(1) Rhaid i'r person cofrestredig —
(a)sicrhau bod bob penodiad parhaol o staff sy'n cael eu cyflogi at ddibenion yr asiantaeth yn amodol ar gwblhau cyfnod prawf yn foddhaol; a
(b)darparu disgrifiad swydd sy'n amlinellu eu cyfrifoldebau i bob cyflogai.
(2) Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau bod bob person sy'n cael ei gyflogi gan yr asiantaeth —
(a)yn cael ei hyfforddi, ei oruchwylio a'i werthuso'n briodol; a
(b)yn cael ei alluogi o dro i dro i ennill cymwysterau pellach sy'n briodol i'r gwaith y mae'n ei gyflawni.
24.—(1) Rhaid i'r person cofrestredig weithredu gweithdrefn ddisgyblu sydd, yn benodol —
(a)yn darparu ar gyfer gwahardd cyflogai dros dro pan fo angen er diogelwch neu les y personau y mae'r asiantaeth yn darparu gwasanaethau cymorth mabwysiadu iddynt;
(b)yn darparu bod y methiant ar ran cyflogai i hysbysu person priodol o ddigwyddiad cam-drin, neu ddigwyddiad lle'r amheuir bod plentyn wedi'i gam-drin yn sail ar gyfer cychwyn achos disgyblu.
(2) At ddibenion paragraff (1)(b), mae person priodol yn un o'r canlynol —
(a)y person cofrestredig;
(b)un o swyddogion yr awdurdod cofrestru;
(c)un o swyddogion yr heddlu;
(ch)un o swyddogion y Gymdeithas Genedlaethol er Atal Creulondeb i Blant; a
(d)un o swyddogion yr awdurdod lleol y mae'r asiantaeth wedi'i lleoli yn ei ardal.
25.—(1) Rhaid i'r person cofrestredig gadw'r cofnodion a bennir yn Atodlen 3, a'u cadw'n gyfoes.
(2) Rhaid cadw'r cofnodion y cyfeiriwyd atynt ym mharagraff (1) am 15 mlynedd o leiaf o ddyddiad y cofnod diwethaf.
26.—(1) Rhaid i'r person cofrestredig beidio â defnyddio'r fangre at ddibenion yr asiantaeth onid yw'r fangre yn addas at ddibenion cyflawni'r nodau a'r amcanion a nodir yn natganiad o ddiben yr asiantaeth.
(2) Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau —
(a)bod trefniadau diogelwch digonol yn y fangre, yn benodol bod cyfleusterau diogel ar gyfer storio cofnodion; a
(b)bod unrhyw gofnodion nad ydynt, am unrhyw reswm, ar y fangre, yn cael eu cadw, serch hynny, o dan amodau diogelwch priodol.