Rheoliadau Asiantaethau Nyrsys (Cymru) 2003

RHAN III RHEDEG ASIANTAETHAU NYRSYS

PENNOD 1 ANSAWDD Y GWASANAETH SY'N CAEL EI DDARPARU

Ffitrwydd y nyrsys sy'n cael eu cyflenwi gan asiantaeth

12.—( 1) Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau na fydd unrhyw nyrs yn cael ei chyflenwi gan yr asiantaeth oni bai —

(a) ei bod yn berson addas o ran ei gonestrwydd a'i chymeriad da;

(b) bod ganddi'r cymwysterau, y medrau a'r profiad sy'n angenrheidiol ar gyfer y gwaith y mae i'w gyflawni;

(c) ei bod yn ffit yn gorfforol ac yn feddyliol ar gyfer y gwaith hwnnw; ac

(ch) bod gwybodaeth lawn a boddhaol ar gael amdani ar gyfer pob un o'r materion a bennir yn Atodlen 3.

(2) Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau bod gwaith dethol nyrs i'w chyflenwi yn cael ei wneud gan nyrs neu o dan ei goruchwyliaeth a bod gwybodaeth lawn a boddhaol ar gael am y nyrs sy'n gwneud y gwaith dethol —

(i) ac eithrio os yw paragraff (3) yn gymwys, am bob mater a bennir ym mharagraffau 1 i 8 o Atodlen 2;

(ii) os yw paragraff (3) yn gymwys, am bob mater a bennir ym mharagraffau 1 a 3 i 9 o Atodlen 2.

(3) Mae'r paragraff hwn yn gymwys os yw unigolyn wedi gwneud cais am dystysgrif y cyfeirir ati ym mharagraff 2 o Atodlen 2 ond nad yw'r dystysgrif wedi'i dyroddi.

(4) Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau bod pob nyrs sy'n cael ei chyflenwi gan yr asiantaeth pan fydd yn gweithredu fel busnes cyflogi(1) yn cael ei chyfarwyddo bod rhaid iddi wisgo bob amser, pan fydd yn gweithio i ddefnyddiwr gwasanaeth, gerdyn adnabod sy'n dangos ei henw, enw'r asiantaeth a ffotograff diweddar.

Polisïau a gweithdrefnau

13.—( 1) Mae paragraffau (2) a (3) yn gymwys pan fydd asiantaeth sy'n gweithredu fel busnes cyflogi yn cyflenwi nyrs i ddarparu gofal nyrsio ym mhreswylfa breifat defnyddiwr gwasanaeth neu glaf.

(2) Rhaid i'r person cofrestredig baratoi polisïau ysgrifenedig a'u rhoi ar waith mewn perthynas â'r canlynol —

(a) sicrhau bod y gwasanaethau sy'n cael eu darparu i bob claf yn cyd-fynd â'r datganiad o ddiben ac yn diwallu anghenion unigol y claf hwnnw;

(b) o dan ba amgylchiadau y caiff nyrsys roi meddyginiaeth i'r claf neu helpu i'w rhoi;

(c) y tasgau eraill y caiff neu na chaiff nyrsys eu cyflawni mewn cysylltiad â gofal claf, a'r tasgau na chaniateir eu cyflawni os nad yw'r nyrs wedi cael hyfforddiant arbenigol;

(ch) trefniadau i helpu cleifion ynglŷn â materion symudedd yn eu cartrefi, yn ôl yr angen;

(d) mesurau i sicrhau diogelwch y claf a diogelu ei eiddo;

(dd) trefniadau i sicrhau bod preifatrwydd, urddas a dymuniadau'r claf yn cael eu parchu;

(e) mesurau i ddiogelu'r claf rhag camdriniaeth neu esgeulustod;

(f) mesurau i ddiogelu nyrsys rhag camdriniaeth neu niwed arall;

(ff) y weithdrefn sydd i'w dilyn ar ôl i honiad o gamdriniaeth, esgeulustod neu niwed arall gael ei wneud.

(3) Rhaid i'r weithdrefn y cyfeiriwyd ati ym mharagraff (2) (ff) ddarparu yn benodol ar gyfer y canlynol —

(a) bod cofnodion ysgrifenedig yn cael eu cadw o unrhyw honiad o gamdriniaeth, esgeulustod neu niwed arall ac o'r camau a gymerwyd mewn ymateb i hynny; a

(b) bod swyddfa briodol y Cynulliad Cenedlaethol yn cael gwybod o unrhyw ddigwyddiad yr hysbyswyd yr heddlu ohono, a hynny heb fod yn hwyrach na 24 awr ar ôl i'r person cofrestredig —

(i) hysbysu'r heddlu o'r mater; neu

(ii) cael gwybod yr hysbyswyd yr heddlu o'r mater.

(4) Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau na fydd unrhyw wybodaeth bersonol am glaf y mae nyrs wedi'i chyflenwi gan yr asiantaeth ar ei gyfer yn cael ei datgelu i unrhyw aelod o staff yr asiantaeth oni bai ei bod yn angenrheidiol gwneud hynny er mwyn darparu gwasanaeth effeithiol i'r claf.

Staffio

14.—( 1) Os yw asiantaeth yn gweithredu fel busnes cyflogi, rhaid i'r person cofrestredig, o ystyried maint yr asiantaeth, ei datganiad o ddiben a nifer ac anghenion y defnyddwyr gwasanaeth, gymryd pob mesur rhesymol i sicrhau bod nifer priodol o bersonau gyda chymwysterau, medrau a phrofiad addas yn cael eu cyflogi at ddibenion yr asiantaeth.

(2) Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau bod pob un o gyflogeion yr asiantaeth —

(a) yn cael ei oruchwylio'n briodol; a

(b) yn cael disgrifiad swydd sy'n amlinellu ei gyfrifoldebau.

(3) Rhaid i'r person cofrestredig sefydlu gweithdrefn ar gyfer casglu gwybodaeth oddi wrth ddefnyddwyr gwasanaeth am berfformiad y nyrsys sy'n cael eu cyflogi at ddibenion yr asiantaeth, a rhaid iddo gymryd unrhyw gamau sy'n angenrheidiol i fynd i'r afael ag unrhyw agwedd ar arferion clinigol nyrs.

(4) Rhaid i'r person cofrestredig ddarparu i bob nyrs sy'n cael ei chyflogi at ddibenion yr asiantaeth ddatganiad ysgrifenedig ar y telerau a'r amodau y bydd yn cael ei chyflenwi i weithio odanynt i ddefnyddiwr gwasanaeth, ac o dan ei reolaeth.

(5) Rhaid i'r datganiad o delerau ac amodau a ddarperir o dan baragraff (4) bennu, yn benodol, statws cyflogaeth y nyrs.

Y llawlyfr staff

15.—( 1) Pan fydd yr asiantaeth yn gweithredu fel busnes cyflogi, rhaid i'r person cofrestredig baratoi llawlyfr staff a darparu copi i bob aelod o'r staff.

(2) Rhaid i'r llawlyfr gael ei baratoi yn unol â pharagraff (1) a rhaid iddo gynnwys datganiad ynghylch —

(a) yr ymddygiad a ddisgwylir oddi wrth y staff, a'r camau disgyblu y gellir eu cymryd yn eu herbyn;

(b) rôl a chyfrifoldebau'r nyrsys a'r staff eraill;

(c) y gofynion ynglŷn â chadw cofnodion;

(ch) gweithdrefnau recriwtio; a

(d) gofynion a chyfleoedd hyfforddi a datblygu.

Darparu gwybodaeth i ddefnyddwyr gwasanaeth

16.—( 1) Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau bod y defnyddiwr gwasanaeth yn cael ei hysbysu, cyn bod nyrs yn cael ei chyflenwi —

(a) o enw'r nyrs sydd i'w chyflenwi a'r dull o gysylltu â'r nyrs honno;

(b) o enw'r aelod o staff yr asiantaeth sy'n gyfrifol am gyflenwi'r nyrs honno; ac

(c) os yw'r asiantaeth yn gweithredu fel busnes cyflogi, o'r manylion ynglŷn â'r ffordd y gall y defnyddiwr gwasanaeth gysylltu â'r person cofrestredig, neu berson sydd wedi'i enwi i weithredu ar ran y person cofrestredig.

(2) Os y claf yw'r defnyddiwr gwasanaeth hefyd, rhaid i'r person cofrestredig sicrhau bod yr wybodaeth a bennwyd ym mharagraff (1) yn cael ei darparu, os yw'n briodol, i'r person sy'n gweithredu ar ran y claf.

Cofnodion

17.   Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau bod y cofnodion a bennir yn Atodlen 4 yn cael eu cadw a'u bod —

(a) yn cael eu cadw'n gyfoes, mewn cyflwr da ac mewn modd diogel; a

(b) yn cael eu cadw am gyfnod heb fod yn llai na thair blynedd gan ddechrau ar ddyddiad yr eitem ddiwethaf.

Cwynion

18.—( 1) Rhaid i'r person cofrestredig sefydlu gweithdrefn (“y weithdrefn gwyno”) ar gyfer ystyried cwynion sy'n cael eu gwneud i'r person cofrestredig gan ddefnyddiwr gwasanaeth neu berson sy'n gweithredu ar ran y defnyddiwr gwasanaeth.

(2) Rhaid i'r person cofrestredig ddarparu copi ysgrifenedig o'r weithdrefn gwyno i bob defnyddiwr gwasanaeth ac, os gofynnir iddo wneud hynny, i unrhyw berson sy'n gweithredu ar ran defnyddiwr gwasanaeth.

(3) Rhaid i'r copi ysgrifenedig o'r weithdrefn gwyno gynnwys —

(a) enw a Rhif ffôn unrhyw swyddfa briodol benodedig y Cynulliad Cenedlaethol; a

(b) y weithdrefn (os oes un) y mae swyddfa briodol y Cynulliad Cenedlaethol wedi hysbysu'r person cofrestredig ohoni ar gyfer gwneud cwynion i swyddfa briodol y Cynulliad Cenedlaethol ynglŷn â'r asiantaeth.

(4) Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau bod ymchwiliad llawn yn cael ei gynnal i bob cwyn sy'n cael ei gwneud o dan y weithdrefn gwyno.

(5) Rhaid i'r person cofrestredig, o fewn y cyfnod o 28 diwrnod gan ddechrau ar y dyddiad y cafodd y gŵyn ei gwneud, roi gwybod i'r person a wnaeth y gŵyn am y camau sydd i'w cymryd mewn ymateb i hynny, neu unrhyw gyfnod byrrach a fydd yn rhesymol o dan yr amgylchiadau.

(6) Rhaid i'r person cofrestredig gadw cofnod o bob cwyn, gan gynnwys manylion yr ymchwiliad a wnaed, y canlyniad ac unrhyw gamau a gymerwyd o ganlyniad i hynny a bydd gofynion rheoliad 17 yn gymwys i'r cofnod hwnnw.

(7) Rhaid i'r person cofrestredig roi i swyddfa briodol y Cynulliad Cenedlaethol bob blwyddyn ddatganiad sy'n cynnwys crynodeb o'r cwynion a wnaed yn ystod y 12 mis blaenorol a'r camau a gymerwyd mewn ymateb i hynny.

(8) Rhaid i'r person cofrestredig sicrhau bod adroddiad yn cael ei gyflwyno yn brydlon ac yn ysgrifenedig i'r Cyngor Nyrsio a Bydwreigiaeth ar unrhyw dystiolaeth am gamymddygiad gan nyrs(2).

Adolygu ansawdd y gwasanaeth sy'n cael ei ddarparu

19.—( 1) Rhaid i'r person cofrestredig gyflwyno a chynnal system ar gyfer adolygu bob hyn a hyn fel y bo'n briodol ansawdd y gwasanaethau sy'n cael eu darparu gan yr asiantaeth.

(2) Rhaid i'r person cofrestredig gyflwyno adroddiad i swyddfa briodol y Cynulliad Cenedlaethol mewn perthynas ag unrhyw adolygiad y mae'r person cofrestredig wedi'i gynnal at ddibenion paragraff (1), a threfnu bod copi o'r adroddiad ar gael i'r defnyddwyr gwasanaeth a'r personau sy'n gweithredu ar ran y defnyddwyr gwasanaeth ei archwilio, os byddant yn gofyn amdano.

(3) Rhaid i'r system y cyfeirir ati ym mharagraff (1) ddarparu ar gyfer ymgynghori â'r defnyddwyr gwasanaeth a'r personau sy'n gweithredu ar ran y defnyddwyr gwasanaeth.

PENNOD 2 Y SAFLE

Ffitrwydd y safle

20.   Rhaid i'r person cofrestredig beidio â defnyddio safle at ddibenion asiantaeth oni bai bod y safle yn addas ar gyfer cyflawni nodau ac amcanion yr asiantaeth sydd wedi'u nodi yn y datganiad o ddiben.

PENNOD 3 MATERION ARIANNOL

Y sefyllfa ariannol

21.—( 1) Rhaid i'r darparydd cofrestredig redeg yr asiantaeth mewn modd sy'n debyg o sicrhau y bydd yr asiantaeth yn hyfyw yn ariannol er mwyn cyflawni'r nodau a'r amcanion sydd wedi'u nodi yn y datganiad o ddiben.

(2) Os bydd swyddfa briodol y Cynulliad Cenedlaethol yn gofyn amdanynt, rhaid i'r person cofrestredig ddarparu i'r swyddfa honno unrhyw wybodaeth a dogfennau y mae arni eu hangen er mwyn ystyried hyfywedd ariannol yr asiantaeth, gan gynnwys —

(a) cyfrifon blynyddol yr asiantaeth wedi'u hardystio gan gyfrifydd; a

(b) tystysgrif yswiriant i'r darparydd cofrestredig ar gyfer atebolrwydd a allai ddod i'w ran mewn perthynas â'r asiantaeth ynglŷn â marwolaeth, niwed, atebolrwydd cyhoeddus, difrod neu golled arall.

PENNOD 4 YR HYSBYSIADAU SYDD I'W RHOI I'R CYNULLIAD CENEDLAETHOL

Hysbysu o absenoldeb

22.—( 1) Os yw —

(a) y darparydd cofrestredig, a hwnnw'n unigolyn â gofal amser-llawn o ddydd i ddydd dros yr asiantaeth; neu

(b) y rheolwr cofrestredig,

yn bwriadu bod yn absennol o'r asiantaeth am gyfnod parhaus o 28 diwrnod neu fwy, rhaid i'r person cofrestredig roi hysbysiad ysgrifenedig i swyddfa briodol y Cynulliad Cenedlaethol o'r absenoldeb arfaethedig.

(2) Ac eithrio mewn argyfwng, rhaid i'r hysbysiad y cyfeirwiyd ato ym mharagraff (1) gael ei roi heb fod yn hwyrach nag un mis cyn i'r absenoldeb arfaethedig ddechrau neu o fewn unrhyw gyfnod byrrach y cytunir arno gyda swyddfa briodol y Cynulliad Cenedlaethol a rhaid i'r hysbysiad bennu —

(a) pa mor hir y bydd yr absenoldeb arfaethedig neu pa mor hir y disgwylir iddo fod;

(b) y rheswm dros yr absenoldeb;

(c) y trefniadau sydd wedi'u gwneud ar gyfer rhedeg yr asiantaeth yn ystod yr absenoldeb hwnnw;

(ch) enw, cyfeiriad a chymwysterau'r person a fydd yn gyfrifol am yr asiantaeth yn ystod yr absenoldeb hwnnw; a

(d) yn achos absenoldeb y rheolwr cofrestredig, y trefniadau sydd wedi'u gwneud, neu y bwriedir eu gwneud, ar gyfer penodi person arall i reoli'r asiantaeth yn ystod yr absenoldeb hwnnw, gan gynnwys y dyddiad arfaethedig erbyn pryd y mae'r penodiad i'w wneud.

(3) Os yw'r absenoldeb yn codi yn sgil argyfwng, rhaid i'r person cofrestredig roi hysbysiad o'r absenoldeb o fewn un wythnos ar ôl i'r argyfwng ddigwydd gan bennu'r materion a nodwyd ym mharagraff (2)(a) i (d).

(4) Os yw —

(a) y darparydd cofrestredig, a hwnnw'n unigolyn â gofal amser-llawn o ddydd i ddydd dros yr asiantaeth; neu

(b) y rheolwr cofrestredig,

wedi bod yn absennol o'r asiantaeth am gyfnod parhaus o 28 diwrnod neu fwy, ac na roddwyd hysbysiad o'r absenoldeb i swyddfa briodol y Cynulliad Cenedlaethol, rhaid i'r person cofrestredig roi hysbysiad ysgrifenedig yn ddi-oed i swyddfa briodol y Cynulliad Cenedlaethol o'r absenoldeb, gan bennu'r materion a nodwyd ym mharagraff (2)(a) i (d).

(5) Rhaid i'r person cofrestredig hysbysu swyddfa briodol y Cynulliad Cenedlaethol fod y darparydd cofrestredig neu (yn ôl fel y digwydd) y rheolwr cofrestredig wedi dychwelyd i'r gwaith a rhaid iddo hysbysu hyn heb fod yn hwyrach na saith diwrnod ar ôl dyddiad y dychweliad.

Hysbysu o newidiadau

23.   Rhaid i'r person cofrestredig roi hysbysiad ysgrifenedig i swyddfa briodol y Cynulliad Cenedlaethol cyn gynted ag y bo'n ymarferol gwneud hynny os yw unrhyw un o'r pethau canlynol yn digwydd neu os bwriedir iddynt ddigwydd —

(a) bod person ac eithrio'r person cofrestredig yn rhedeg neu'n rheoli'r asiantaeth;

(b) bod person yn rhoi'r gorau i redeg neu i reoli'r asiantaeth;

(c) os unigolyn yw'r person cofrestredig, ei fod yn newid ei enw;

(ch) os corff yw'r darparydd cofrestredig —

(i) bod enw neu gyfeiriad y corff yn newid;

(ii) bod unrhyw newid cyfarwyddwr, rheolwr, ysgrifennydd neu swyddog cyffelyb arall i'r corff yn digwydd;

(iii) bod unrhyw newid o ran pwy yw'r unigolyn cyfrifol;

(d) os unigolyn yw'r darparydd cofrestredig, bod ymddiriedolwr mewn methdaliad yn cael ei benodi;

(dd) os cwmni yw'r darparydd cofrestredig, bod derbynnydd, rheolwr, datodwr neu ddatodwr dros dro yn cael ei benodi;

(e) os yw darparydd cofrestredig mewn partneriaeth y mae ei busnes yn cynnwys rhedeg asiantaeth nyrsys, bod derbynnydd neu reolwr yn cael, neu'n debyg o gael, ei benodi ar gyfer y bartneriaeth; neu

(f) bod y darparydd cofrestredig yn caffael safle ychwanegol at ddibenion yr asiantaeth.

Penodi datodwyr etc.

24.—( 1) Rhaid i unrhyw berson y mae paragraff (2) yn gymwys iddo —

(a) hysbysu swyddfa briodol y Cynulliad Cenedlaethol ar unwaith o'i benodiad gan nodi'r rhesymau drosto;

(b) penodi rheolwr i gymryd gofal amser-llawn o ddydd i ddydd dros yr asiantaeth mewn unrhyw achos lle nad oes rheolwr cofrestredig; ac

(c) heb fod yn fwy na 28 diwrnod ar ôl y penodiad, hysbysu swyddfa briodol y Cynulliad Cenedlaethol o'r dull arfaethedig o weithredu'r asiantaeth yn y dyfodol.

(2) Mae'r paragraff hwn yn gymwys i unrhyw berson a benodir —

(a) yn dderbynydd neu'n rheolwr eiddo cwmni sy'n ddarparydd cofrestredig mewn perthynas ag asiantaeth;

(b) yn ddatodwr neu'n ddatodwr dros dro ar gwmni sy'n ddarparydd cofrestredig mewn perthynas ag asiantaeth;

(c) yn dderbynydd neu'n rheolwr eiddo partneriaeth y mae ei busnes yn cynnwys rhedeg asiantaeth;

(ch) yn ymddiriedolwr mewn methdaliad i ddarparydd cofrestredig mewn perthynas ag asiantaeth.

Marwolaeth y person cofrestredig

25.—( 1) Os oes mwy nag un person wedi'i gofrestru ar gyfer asiantaeth, a bod person cofrestredig yn marw, rhaid i'r person cofrestredig sy'n goroesi hysbysu yn ysgrifenedig swyddfa briodol y Cynulliad Cenedlaethol yn ddi-oed o'r farwolaeth.

(2) Os un person yn unig sydd wedi'i gofrestru ar gyfer asiantaeth, a bod y person hwnnw yn marw, rhaid i'w gynrychiolwyr personol hysbysu swyddfa briodol y Cynulliad Cenedlaethol yn ysgrifenedig —

(a) o'r farwolaeth yn ddi-oed; a

(b) o fewn 28 diwrnod o'u bwriadau ynglŷn â rhedeg yr asiantaeth yn y dyfodol.

(3) Caiff cynrychiolwyr personol y darparydd cofrestredig ymadawedig redeg yr asiantaeth heb fod wedi'u cofrestru ar ei chyfer —

(a) am gyfnod heb fod yn hwy nag 28 diwrnod; a

(b) am unrhyw gyfnod pellach a benderfynnir yn unol â pharagraff (4).

(4) Caiff y Cynulliad Cenedlaethol estyn y cyfnod a bennwyd ym mharagraff (3)(a) am unrhyw gyfnod pellach, heb fod yn hwy na blwyddyn, y bydd y Cynulliad Cenedlaethol yn penderfynu arno, a rhaid iddo hysbysu'r cynrychiolwyr personol yn ysgrifenedig o unrhyw benderfyniad o'r fath.

(5) Rhaid i'r cynrychiolwyr personol benodi person i gymryd gofal amser-llawn o ddydd i ddydd dros yr asiantaeth yn ystod unrhyw gyfnod pryd y byddant, yn unol â pharagraff (3), yn rhedeg yr asiantaeth, heb fod wedi'u cofrestru ar ei chyfer.

(1)

Gweler adran 121(1) o'r Ddeddf i weld y diffiniad o “employment business”.

(2)

Sefydlwyd y Cyngor Nyrsio a Bydwreigiaeth o dan erthygl 3 o Orchymyn Nyrsio a Bydwreigiaeth 2001 (O.S. 2002/253).